Pour que la communication soit efficace, elle devrait contenir sept éléments clés. La communication est traitée verbalement ou par écrit par un public. L'audience peut être composée d'une personne ou de mille personnes. Lorsque vous souhaitez communiquer efficacement un message à une personne ou à un groupe de personnes, qu’il soit oral ou écrit, incluez ces éléments dans votre message.
Structure
Le processus de communication devrait contenir une bonne structure. Cet élément de communication consiste à créer une ouverture, un corps et une fermeture pour les discours et les lettres. Une ouverture informe le public sur le sujet, le corps l'explique et la clôture le lie.
Clarté
Le deuxième élément du processus de communication est la clarté. Le message d'un intervenant doit être clair, permettant au public de comprendre le sujet et son objectif.
Cohérence
La cohérence est également un élément important de la communication. Une personne qui communique un message doit s'assurer que celui-ci ne contient pas d'incohérences susceptibles de semer la confusion chez les auditeurs.
Moyen
Le terme moyen désigne la manière dont un message est communiqué. Les messages sont communiqués de nombreuses manières, notamment par des lettres, des appels téléphoniques, des mémos, des discours, des messages vocaux et par le biais d'émissions de télévision. Choisir le bon moyen de communication est vital et doit être choisi en fonction du budget et des objectifs. Lorsque vous choisissez un support, déterminez le moyen le plus efficace et le plus rentable de faire passer votre message.
Pertinence
Un autre aspect essentiel de la communication est la pertinence. Déterminez si le message que vous transmettez est pertinent pour le public qui le reçoit. Si le message concerne les statistiques financières, assurez-vous que l'audience comprendra les ratios et les données que vous présentez.
Primauté et récence
Un public ne comprend pas toujours un message entier, mais peut se souvenir des détails uniquement depuis le début et la fin d'un discours ou d'une conversation. Ce concept s'appelle "primauté et récence". Lorsque vous communiquez un message, gardez cet élément à l'esprit. Proposez les détails les plus importants que vous voudriez que le public comprenne au début et à la fin du message.
La règle psychologique de sept plus ou moins deux
Selon Lee Hopkins, auteur d’une communication commerciale, les psychologues pensent que les humains conservent des informations dans leur cerveau en grappes. C'est pour cette raison que cette règle a été créée et stipule qu'à tout moment, les personnes ne peuvent se souvenir que de cinq à neuf informations à la fois. Ceci est calculé en commençant par les sept et en ajoutant ou en soustrayant deux.
