Comment planifier une téléconférence Dans le monde de l'entreprise, les réunions sont un élément essentiel de la communication. Une façon de mener des réunions dans lesquelles les participants peuvent se trouver dans différents bureaux, voire dans différentes parties du monde, consiste à programmer une téléconférence. Les téléconférences peuvent constituer un moyen de communication pratique, mais vous devez suivre quelques étapes pour en planifier une. Suivez ces conseils pour planifier une téléconférence.
Choisissez une date et une heure pour votre téléconférence. Assurez-vous de prendre en compte tous les participants résidant dans des fuseaux horaires différents lors de la planification de l'heure.Vous ne souhaitez pas planifier une téléconférence avant ou après que vos collègues soient normalement au bureau.
Demandez un numéro de téléconférence à partir du centre de téléconférence de votre entreprise ou contactez un fournisseur en ligne qui facilite les téléconférences. Cela implique souvent d’établir un compte et de payer une somme modique, mais c’est une option pratique si votre entreprise ne propose pas de services de conférence.
Préparez une demande de réunion détaillant la date, l'heure et le sujet proposé. Celui-ci doit être envoyé par courrier électronique aux participants de la téléconférence plusieurs semaines à l’avance, afin de leur laisser suffisamment de temps pour vous accueillir. Veillez à inclure des instructions de numérotation spécifiques et tous les codes PIN que les participants auront besoin pour accéder à l'appel.
Créez un ordre du jour pour la téléconférence. Votre ordre du jour doit couvrir ce que vous souhaitez que la téléconférence réalise, quels livrables seront nécessaires après la téléconférence et quels participants seront responsables des prochaines étapes.
Envoyez l'ordre du jour et toutes les informations supplémentaires que les participants devront examiner plusieurs jours avant l'appel. Vous pouvez inclure des feuilles de calcul ou des rapports fournissant un arrière-plan pour le sujet que vous prévoyez d’aborder.
Effectuez un suivi personnel auprès des participants pour lesquels vous n'avez pas reçu de confirmation la veille de la téléconférence. Dans ce cas, un appel téléphonique est préférable, car le participant peut ne pas avoir reçu votre courrier électronique avec la demande de réunion.
