Une lettre d'urgence comprend les plans et les procédures qu'un service métier suivra s'il se produit un événement susceptible d'avoir une incidence positive ou négative sur les opérations de l'entreprise. La lettre expliquerait comment réagir à un incendie ou à une perte de données - ou à une chance inattendue, telle qu'une grosse commande. Bien qu'un plan d'urgence complet pour l'ensemble de l'entreprise puisse englober de nombreux services, une lettre d'intervention se concentre sur les problèmes qu'un département donné peut rencontrer et décrit un plan de résolution de ces problèmes.
Processus et tâches
Chaque responsable de département doit préparer une lettre d’urgence détaillant les processus d’entreprise qu’il gère et les tâches qu’il supervise. Cette lettre doit inclure tout ce que fait le ministère, chaque personne avec qui il communique, les produits livrables fournis et le moment où il présente les produits livrables. Par exemple, la lettre de contingence d’un service comptable doit montrer comment le service comptabilité communique avec le service des ventes pour enregistrer les comptes clients et ses méthodes de communication avec le service des achats pour suivre les comptes fournisseurs, ainsi que la manière dont le service publie des comptes de résultat mensuels et trimestriels. déclarations de revenus.
Points d'échec
La lettre de contingence devrait inclure les points d'échec de chaque processus. Ce sont les événements qui peuvent perturber l'achèvement d'un processus ou d'une tâche. Les points de défaillance peuvent aller des catastrophes naturelles à la perte catastrophique de données, en passant par de simples problèmes de communication entre collègues. Une lettre de contingence décrivant les points d'échec d'un service comptable peut inclure l'omission de factures de vente pour une semaine ou un crash de disque dur qui efface des états financiers importants.
Probabilité et impact
La partie suivante de la lettre de contingence détaille la probabilité que les points de défaillance puissent se produire et l’impact que ces points de défaillance auraient sur les opérations. La lettre peut montrer que certains points d'échec ont une probabilité élevée mais représentent une menace minimale, tandis que d'autres peuvent être hautement improbables mais avoir des conséquences dévastatrices. La lettre de réserve pour le système automatisé de conservation des documents d'un service comptable peut indiquer une faible probabilité que les registres de la société ne soient pas tenus à jour, mais elle peut également montrer en quoi une défaillance de ce système peut avoir de graves conséquences sur les activités du service.
Plan d'action d'urgence
La lettre de contingence contiendra un plan d'action décrivant les étapes à suivre par le service en cas de défaillance afin que celui-ci puisse contourner le point de défaillance tout en accomplissant la tâche nécessaire. Bien que les actions décrites dans la lettre de contingence ne constituent peut-être pas la méthode la plus efficace et la plus pratique pour mener à bien cette tâche, elles le font. Le plan d'action dans la lettre de contingence du service comptabilité peut inclure des étapes pour utiliser des livres de grand livre et une calculatrice en cas de perte de données d'un disque dur en panne.
