Les politiques sont des règles, des principes et des directives que la direction d’une organisation adopte pour atteindre ses objectifs à long terme, selon le site internet businessdirectory.com. Ils façonnent toutes les décisions et activités importantes. Les procédures sont les étapes que les employés effectuent dans leurs activités quotidiennes pour s’assurer que ce qu’ils font reflète et soutient les politiques existantes. Lorsqu'elles sont suivies fidèlement, des politiques et procédures bien écrites favorisent l'efficacité, l'efficience et la cohérence tout en respectant la philosophie ou la "vision" de l'organisation.
Orientation descendante
Selon AME Info, un site Web d’information sur les entreprises du Moyen-Orient, les politiques définissent et fournissent des conseils sur la manière d’atteindre les objectifs, les stratégies et les objectifs d’une entreprise. «Les politiques identifient les activités clés et fournissent aux décideurs une stratégie générale sur la manière de traiter les problèmes lorsqu'ils surviennent», ajoute le TEA. Les politiques décrivent les choix et comportements acceptables et inacceptables et définissent un contexte et des limites pour l'élaboration de procédures., une politique de non-discrimination à l’encontre des candidats à un poste en raison de la race, du sexe, de l’âge ou du pays d’origine aide le service des ressources humaines à mettre en place des procédures garantissant l’égalité de traitement de tous les candidats.
Outil de gestion
Les procédures expliquent les tâches des employés et indiquent l'étendue de leurs responsabilités. Ces conseils permettent d’empêcher les employés de s’interférer les uns avec les autres ou d’outrepasser leur terrain, ce qui peut entraîner des erreurs et des incompréhensions. Ce sont également des ensembles d'instructions que les employés suivent pour s'assurer qu'ils effectuent des tâches spécifiques de manière approfondie et cohérente. Suivre un ensemble de procédures bien écrit aide les employés à se familiariser avec et à faire tous les aspects de leur travail de manière autonome, réduisant ainsi le besoin d'intervention fréquente des gestionnaires ou de microgestion. Un exemple de procédure serait les étapes qu'un employé prend pour organiser la réparation d'une machine en panne. Celles-ci peuvent comprendre: organiser une évaluation des dommages par un expert, obtenir l’approbation pour l’achat des pièces et de la main-d’œuvre nécessaires, identifier un fournisseur approprié et coordonner le paiement des produits ou services rendus.
Cohérence
Les politiques et procédures établies garantissent que les méthodes de travail de l’organisation ne s’écartent pas et ne se détériorent pas avec le temps, même en cas de départ de dirigeants clés ou d’autres employés. Ils sont adaptés à l'organisation et au travail, pas à un employé spécifique. En les suivant, même les employés les plus récents peuvent apprendre rapidement le fonctionnement de l’organisation et pourquoi, ce qu’on attend de toute personne occupant ce poste et ce que cet emploi implique. Cependant, les gestionnaires devraient revoir et mettre à jour périodiquement les politiques et procédures afin de refléter les changements organisationnels intentionnels, déclare Gene Levine, consultant en gestion d'entreprise, sur le site Web de Gene Levine Associates.
Responsabilité
Disposer de politiques et de procédures bien établies peut aider une entreprise à réfuter les allégations d'infraction à la loi ou à la réglementation que ses employés ou ses clients peuvent déposer, souligne M. Levine. Ils fournissent une preuve d'intention mais doivent être accompagnés d'efforts sincères pour se conformer aux règles fédérales, nationales et locales, bien sûr. Les gestionnaires qui insistent sur la conformité des lois et des réglementations avec l’ensemble de l’organisation et qui vérifient leur conformité peuvent aider à prévenir les sanctions de la part de l’administration de la sécurité et de la santé au travail, du ministère du Travail, de la Commission pour l’égalité des chances, du Internal Revenue Service ou des départements de la santé locaux. Cela peut aussi aider à éviter les poursuites judiciaires.
