Les télécopies sont des documents essentiels dans de nombreux secteurs, car elles fournissent un fac-similé juridique d’une signature. Par exemple, ils servent de documentation légale dans le secteur de l'import-export, où les parties sont souvent situées à des milliers de kilomètres de distance. Un inconvénient des fax est qu’ils peuvent facilement se perdre ou être envoyés au mauvais endroit, à moins de donner des instructions précises aux destinataires. C’est ici qu’une feuille de couverture de fax entre en jeu. Les feuilles de couverture de fax peuvent aller des instructions manuscrites sur un morceau de papier vierge à des formulaires conçus par des professionnels, comprenant le logo de la société, des espaces détaillés pour les noms, des numéros de téléphone, des cases à cocher pour les informations de base et un lieu. écrire des instructions. Créer votre propre page de garde de fax gratuitement est un processus simple.
Sources gratuites de feuilles de couverture de fax
Vérifiez si votre logiciel de traitement de texte a des modèles de feuilles de couverture de fax gratuits. Vous pouvez les trouver en cherchant des modèles sur votre ordinateur. Par exemple, Microsoft Word fournit des modèles (voir Ressources). Les modèles Microsoft, une fois ouverts, peuvent être enregistrés sur votre ordinateur si vous utilisez Microsoft Word.
Créez votre propre page de garde en utilisant votre programme de traitement de texte et en respectant un format de base.
Rédigez à la main votre propre page de garde de télécopie si vous ne disposez pas d'un ordinateur. Cela fait le travail, mais n'a pas l'appel professionnel d'une page de garde conçue numériquement.
Format d'une page de garde de fax
Mettez le mot "Fax" ou "Feuille de couverture de transmission de fax" en grosses lettres en haut de votre feuille. Cela l'identifie comme étant la page de garde, distincte du document que vous envoyez.
Justify a laissé les en-têtes suivants dans cet ordre, en sautant une ligne entre eux: "Date:", "De:", "Téléphone de l'expéditeur:" et "Numéro de fax de retour:" Ils permettent d'identifier la source du fax afin de le repérer facilement. si le destinataire l'attend. Ils contiennent également les informations de contact nécessaires de l'expéditeur.
Ignorez deux ou trois lignes et poursuivez avec les en-têtes suivants: "À:", "Numéro de fax:" et "Numéro de téléphone:". En identifiant le destinataire, vous vous assurez que le fax parvient au bon destinataire. La saisie du numéro de fax du destinataire facilite la saisie du numéro approprié dans le télécopieur sans emporter de notes. Avoir le numéro de téléphone du destinataire permet à l'expéditeur de passer un appel rapide pour confirmer que le fax a bien été reçu ou s'il est corrompu lors de la transmission.
Ignorez quelques lignes et ajoutez un en-tête indiquant «Nombre de pages avec couverture:» indiquant que le nombre de pages comprend la page de couverture, ce qui évite toute confusion.
Ignorez deux ou trois lignes et indiquez le titre "Objet:". L’expéditeur peut expliquer brièvement le document joint.
Mettez l'en-tête "Remarques:" sous "Objet" pour que l'expéditeur puisse écrire des instructions telles que "Remettre immédiatement à Mme Jones" ou "Appelez-moi dès que vous recevez ceci" ou "Veuillez cocher cette case, signer et renvoyer par fax".
Conseils
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La clarté est la qualité la plus importante d'une page de garde de télécopie. Mettez les titres en gras si vous créez la feuille dans un programme de traitement de texte. Si vous écrivez la feuille à la main, imprimez clairement et soulignez les en-têtes.
