Rédaction d'un rapport dans une compétence essentielle à tous les niveaux de l'entreprise. La rédaction de rapports clairs et concis est une compétence essentielle pour une communication professionnelle efficace. Un rapport efficace et bien rédigé peut générer des ventes, créer des équipes plus cohérentes et fonctionnant mieux, rationaliser les processus et améliorer les opérations financières. Les rapports peuvent alerter la direction sur les opportunités de croissance des activités, identifier les domaines dans lesquels une plus grande efficacité peut être réalisée et établir des procédures commerciales cohérentes. Parce qu’il est essentiel au fonctionnement de la plupart des entreprises, la rédaction de rapports est considérée comme l’une des formes de communication les plus importantes.
Considérations
La rédaction du rapport, car il s’agit d’une partie très importante de la communication d’entreprise, doit être bien planifiée. Parmi les points importants à prendre en compte, vous devez savoir à quel public le rapport est destiné, connaître les raisons de sa rédaction, son objectif final et les effectifs spécifiques requis pour fournir des informations essentielles à son achèvement. Il est essentiel de déterminer le nombre de ressources métier nécessaires à la rédaction du rapport et de comparer la valeur de ces ressources au rendement net attendu de la création du rapport. Si de nombreuses ressources précieuses sont nécessaires pour rédiger un rapport, mais que le rapport ne produira qu'un léger avantage, il ne s'agit pas d'un projet efficace. Ce dont nous avons besoin peut être une forme de communication professionnelle prenant moins de temps, comme un mémorandum.
Planification
Une fois que toutes les considérations ont été examinées et documentées, le rédacteur du rapport - ou le responsable du projet si plusieurs rédacteurs créent le rapport - construit un plan. La planification est essentielle pour une communication professionnelle efficace, nulle part ailleurs plus que dans la rédaction de rapports. Un plan complet pour la rédaction d'un rapport comprend le calendrier de création du rapport, le matériel nécessaire, une liste de tous les contributeurs et tous les matériels et fournitures accessoires nécessaires, tels que les illustrations.
Production
La production constitue l'étape majeure de tous les projets de communication d'entreprise. Lors de la rédaction du rapport, la production peut prendre aussi peu que 1 jour ou plusieurs mois, selon l’ampleur du projet. Il est important de consulter le plan périodiquement pendant les longs projets de rédaction de rapports pour s'assurer que le projet est en voie d'achèvement.
La revue
Au moins l'auteur du rapport examine normalement un rapport avant de le remettre à ses destinataires finaux. Une bonne grammaire et un bon style sont nécessaires pour toute communication d’affaires. L’examen devrait donc inclure, au minimum, un examen de l’orthographe et de la ponctuation. Si le temps le permet, un examen plus approfondi du contenu devrait être effectué. Si possible, le relecteur doit être quelqu'un qui voit le matériel de nouveau; "yeux neufs" sont susceptibles de repérer des fautes de frappe ou des problèmes grammaticaux qu'une personne étroitement impliquée dans la création du rapport risque de ne pas comprendre.
Livraison
La remise d'un rapport peut prendre plusieurs formes: Un rapport peut être présenté sous forme de diaporama et de discussion, imprimé et envoyé intégralement par courrier électronique aux destinataires ou divisé en plusieurs sections et remis à plusieurs destinataires pendant plusieurs semaines. Une version abrégée d'un long rapport peut être présentée, tandis que la version complète est fournie sous forme imprimée. Les méthodes de diffusion dépendent de la longueur du rapport, de la disponibilité du rédacteur pour présenter les résultats et de l'emplacement géographique des destinataires.
