Si vous envoyez une lettre sur papier, vous êtes plus sûr si vous vous en tenez à un format standard traditionnel. L'Université Purdue vous suggère de commencer par votre propre nom et votre adresse - à moins que ce ne soit en-tête - puis la date indiquée en dessous. En dessous, écrivez le nom et l'adresse du destinataire, puis la salutation. Si vous envoyez beaucoup de lettres, vous pouvez gagner du temps en configurant un modèle sur votre ordinateur.
Vérifiez vos faits
Vous ne gagnerez pas de clients et n'influencerez pas les gens si vous comprenez mal les faits fondamentaux. L'Emily Post Institute dit que vous devez être certain du nom et de l'adresse de la destinataire, ainsi que du nom exact de son entreprise, avant de poster la lettre. Si le nom du destinataire est neutre, tel que Pat ou Sam, déterminez, si vous le pouvez, si vous écrivez à un homme ou à une femme. Lorsque vous écrivez la lettre, relisez-la pour confirmer que tout est orthographié correctement.
Écrire aux étrangers
Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas bien, par exemple un client potentiel, gardez les choses en forme en utilisant Mme, M. ou le Dr, selon le cas. Si vous ne connaissez pas le sexe, protégez-vous avec "Cher Pat Smith". Si tout ce que vous avez est un titre tel que directeur des ventes, "Cher directeur des ventes" est acceptable. Cependant, le magazine Inc. dit que si vous pouvez trouver le bon nom, c'est préférable. Si c'est quelqu'un que vous avez rencontré, "Cher Pat" peut être acceptable - c'est un jugement que vous devrez faire.
Restez concis
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, gardez-la concise. Si vous avez un lien quelconque - vous avez rencontré à la Chambre de commerce, un collègue la lui a recommandé - vous voudrez peut-être en parler, note Xerox sur son site Web. Allez ensuite au but de la lettre, qui devrait être ce que le destinataire y trouve. S'il s'agit d'une lettre de vente, par exemple, vous voulez évoquer les avantages d'acheter chez vous. Ne vous en approchez pas comme un souffle de courrier électronique - même si vous envoyez une douzaine de lettres similaires, adressez-vous le plus individuellement possible.
Choisissez les mots avec soin
Si vous écrivez à une personne de votre entreprise, le choix de votre formule de salutation peut dépendre non seulement de la rencontre avec elle, mais également du choix de votre superviseur, de votre directeur général ou de l'un de vos subordonnés. La firme de consultants Public World vous recommande de choisir vos mots avec soin pour éviter que rien ne vienne nuire à votre carrière. Même si vous discutez d'un problème ou envoyez une lettre d'avertissement, gardez un ton modéré et poli - n'écrivez pas lorsque vous êtes en colère.Supposez que tout ce que vous dites ne restera pas privé, car souvent ce ne sera pas le cas.
