Les organigrammes sont utiles pour montrer comment les étapes d'un processus métier s'imbriquent. Lorsqu'ils sont utilisés pour documenter le cycle comptable, ils servent non seulement de liste de contrôle pratique pour s'assurer que vos employés réalisent chaque étape du cycle complet de comptabilité tous les mois, mais ils vous aident également à analyser et à améliorer les flux de travaux comptables. Une fois que vous avez compris quels symboles utiliser, où et quelles informations chacun a besoin, il n’est pas difficile de créer un organigramme de processus comptable.
Comprendre les symboles de l'organigramme
Les symboles de l'organigramme indiquent les étapes, les décisions et les tâches impliquées dans le cycle de comptabilisation. Bien que vous puissiez utiliser n'importe quel symbole pour décrire chacun de ceux-ci, de nombreuses personnes utilisent des symboles standard. Pour un organigramme de processus de comptabilisation, ceux-ci incluent les ovales, les rectangles et les parallélogrammes, qui sont des formes plates avec des côtés opposés parallèles et de longueur égale. Les flèches indiquant la direction du processus de comptabilité sont également utiles. Comme l'explique le site Web Mind Tools, les ovales représentent le plus souvent le début ou la fin d'un processus, des rectangles identifient des tâches spécifiques et leurs instructions ou instructions et les parallélogrammes classent les sorties comptables.
Créer la structure de l'organigramme
Le cycle comptable est un ensemble de 10 étapes qui ont lieu dans le même ordre à chaque période comptable. Dans l’ordre dans lequel chaque étape se produit, le cycle comptable consiste à identifier les transactions, à analyser les écritures au journal, à enregistrer les écritures dans le grand livre, à calculer la balance de vérification, à effectuer les écritures d’ajustement, à calculer la balance les soldes des comptes temporaires via des écritures de clôture et le calcul d'une balance de vérification après clôture. Identifiez chaque étape principale dans un ovale et utilisez des flèches directionnelles pour créer une structure d'organigramme vertical.
Ajouter des détails de tâche
Effectuez une analyse des tâches pour identifier les tâches individuelles à chaque étape du cycle comptable. Plus vous fournissez de détails, plus le graphique sera utile. Par exemple, au lieu d'utiliser un seul rectangle portant la mention «enregistrer les écritures au journal sous forme de débits ou de crédits», répertoriez chaque étape ou indiquez comment effectuer cette tâche dans son propre rectangle. Pour les étapes produisant une sortie, telles que la préparation d'états financiers, identifiez la sortie à l'aide de parallélogrammes, placez-les à la droite du rectangle correspondant et connectez-les avec des flèches directionnelles. Répétez cette étape jusqu'à ce que l'organigramme soit complet.
Tester et vérifier
Une fois l’organigramme terminé, Mind Tools vous recommande de vérifier les informations et de les tester pour en vérifier l’exactitude. Une façon d’y parvenir est de demander aux employés de la comptabilité de consulter le tableau et de le tester en suivant les étapes à la lettre. C’est également un bon moment pour analyser le cycle comptable afin d’améliorer l’efficacité et les contrôles internes. Identifiez les étapes inutiles et redondantes, ainsi que les étapes à inclure. Vérifiez si les procédures comptables fournissent un contrôle interne adéquat, tel que la sécurité de l’information et la séparation des tâches.
