Si vous êtes assis derrière un bureau de réception, vous êtes la première personne qu'un visiteur rencontre dans votre entreprise. Les premières impressions comptent, et votre comportement et votre attitude sont importants. Vous devriez chercher à faire une impression professionnelle et accueillante à tout moment, même si vous êtes occupé par d'autres tâches. N'oubliez pas que le visiteur n'interrompt pas votre entreprise, il est votre affaire.
Visiteurs de bienvenue
Lève les yeux quand quelqu'un s'approche de ton bureau et sourit. Si vous êtes en ligne, établissez un contact visuel avec la visiteuse pour lui indiquer que vous la voyez et que vous la rejoindrez sous peu. Dès que votre appel est terminé, concentrez-vous sur le visiteur avec le sourire. Faites des excuses pour le retard et demandez comment vous pouvez aider. Mettez de la chaleur dans la question pour qu'elle ne semble pas désinvolte.
Etiquette d'accueil
Demandez au visiteur s’il aimerait avoir un siège pendant que vous contactez la personne avec laquelle il s’est entretenu. Selon la politique de votre entreprise, offrez du café ou du thé ou dirigez le visiteur vers le café. Offre de raccrocher son manteau ou de lui montrer où il peut être suspendu. Appelez la personne qui rencontrera le visiteur. Utilisez Mme ou M. pour annoncer le visiteur.
Manière personnelle
En plus de sourire, modulez votre voix. Sachez que vous pouvez exprimer ce que vous pensez par le ton de votre voix. Ne mâchez pas de chewing-gum, ne prenez pas d'appels téléphoniques personnels ni de SMS quand quelqu'un vous attend. Si vous discutez avec des collègues, arrêtez-vous et concentrez-vous sur le visiteur. Ne mange pas à ton bureau. Si vous ne pouvez pas l'éviter, choisissez des aliments sans arôme persistant. En d'autres termes, pas de pizza ou de spaghetti.
Apparence du bureau
Gardez un bureau propre et bien rangé, même si vous avez d'autres tâches à faire qu'en plus de traiter avec les visiteurs. Vous pouvez travailler avec des piles de papier, mais celles-ci ne doivent pas être réparties dans toute la zone de réception. N'oubliez pas que votre espace de réception promeut votre entreprise et doit avoir une allure professionnelle: évitez de surcharger votre bureau de bibelots, de gadgets amusants, de photos ou de jouets de bureau.
