L’inventaire juste-à-temps, ou EJI, est un processus conçu pour réduire les investissements des entreprises dans les stocks, libérant ainsi des fonds qui permettent d’investir dans d’autres secteurs de l’entreprise, tels que la main-d’œuvre ou les infrastructures. Les entreprises acheminent des quantités réduites de matières premières et s’appuient sur un système de comptabilité sophistiqué qui prévoit les besoins futurs en stocks et les commande juste avant qu’ils ne soient nécessaires. Les livraisons sont plus petites mais plus fréquentes, ce qui crée un petit stock renouvelable de produits frais. L'objectif de ce système est que les composants soient livrés à l'installation peu de temps avant leur utilisation, au lieu de conserver un vaste inventaire de pièces ou d'ingrédients. Avec moins d’argent immobilisé dans les matériaux de stockage, les entreprises sont libres de s’améliorer ou de se développer plus facilement.
Les systèmes d’inventaire juste à temps présentent un certain nombre d’avantages et d’inconvénients. Du côté des avantages, le fonds de roulement n’est pas immobilisé, les stocks risquent moins de devenir obsolètes et il est plus facile de modifier les ordres de fabrication, car le nombre de produits disponibles est très limité. Ce n'est pas tout positif, cependant. Même avec des économies substantielles, le JIT peut présenter suffisamment d'inconvénients pour que tout propriétaire d'entreprise se penche sérieusement sur le processus.
Inconvénients de l'inventaire juste à temps
Dans les systèmes d’inventaire juste à temps, les entreprises commandent un minimum d’inventaire jusqu’à la prochaine date de livraison. Un restaurant utilisant ce système selon un calendrier de livraison toutes les deux semaines ne commanderait que suffisamment de nourriture pour durer en moyenne quatre jours d'activité. La plupart de ces systèmes sont basés sur des chiffres comparatifs de l'année précédente et supposent que les activités resteront relativement statiques d'une année à l'autre. Si le principal concurrent du restaurant cesse soudainement ses affaires, il peut y avoir une augmentation soudaine des revenus qui n'était pas prévue à l'avance. En conséquence, il se peut qu'il ne reste pas assez de nourriture sur les étagères pour durer toute la semaine. Trouver des sources alternatives d'approvisionnement en nourriture d'urgence peut être impossible ou, au mieux, très coûteux.
D'autre part, une chute soudaine et inattendue de l'activité commerciale peut entraîner un excès d'ingrédients sur les tablettes, voire une perte de temps avant d'être utilisé. Avec un système automatisé, il peut s'écouler deux ou trois cycles d'inventaire avant qu'un propriétaire d'entreprise puisse ajuster la quantité de produit entrant. Cela pose également un problème pour l'année suivante, car le système s'attend à nouveau à une baisse de l'activité et probablement pas commander assez d'ingrédients pour la semaine.
Difficulté Avec Surprise Extra Business
L'un des plus gros désavantages des entreprises juste à temps est le manque de flexibilité en ce qui concerne la bonne fortune. Dans la plupart des entreprises, un client qui arrive et souhaite commander une quantité énorme de produits est une bonne chose. Pour une entreprise de tee-shirts avec un nouveau compte d'école, cela peut impliquer d'attendre plus longtemps le nouveau client qu'il ne le souhaite, pour obtenir une commande complète. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre de refuser les profits exceptionnels, mais il peut être pratiquement impossible de trouver suffisamment de matières premières à court terme pour prendre soin de ces nouveaux clients rentables.
Cela peut être résolu de deux manières. Dans le premier cas, les nouveaux clients peuvent obtenir la commande souhaitée, mais ils devront attendre beaucoup plus longtemps pour l'obtenir en raison du manque d'inventaire. Selon le type de chemise qu’ils souhaitent, il faut parfois des semaines pour trouver un stock suffisant pour satisfaire les nouveaux clients. D'un autre côté, si le propriétaire du magasin de t-shirts parvient à trouver un approvisionnement de chemises de base qui satisfasse le client, il est probable qu'il coûtera plus cher que le fournisseur normal du magasin. Le client exceptionnel peut en fin de compte coûter de l’argent à la société en réduisant la marge bénéficiaire à un niveau proche de zéro.
Davantage de planification et de formation sont nécessaires
Beaucoup de petites entreprises procèdent à la commande d'inventaire et de matériaux à la main en utilisant du papier et un crayon, du moins au début. Même ceux qui sont assez gros pour avoir besoin ou vouloir d'un programme d'inventaire informatique le font avec des applications simples. Dans la plupart des cas, il suffit de faire l’inventaire deux ou trois fois par mois, pour garder une trace de ce dont vous aurez besoin. Dans ces cas, l'inventaire est un processus simple et peut être facilement enseigné à n'importe quel employé en peu de temps.
Avec un système d'inventaire JIT, l'ensemble du processus d'inventaire est plus complexe. Les employés doivent être formés pour dresser très fréquemment des inventaires très détaillés. La précision est cruciale car tout le système de commande de l'entreprise repose sur ces chiffres. Les employés devront apprendre à utiliser des systèmes informatiques complexes, ce qui peut être difficile pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec les ordinateurs installés au bureau. Pour former et garder des employés capables de gérer ces tâches d'inventaire, vous devrez peut-être augmenter les coûts de main-d'œuvre. En outre, vous devez rechercher des fournisseurs disposés à travailler avec vous en livrant des fournitures plusieurs fois par semaine sans ajouter de frais de livraison exorbitants à chaque commande. Il est également judicieux de créer des relations avec des fournisseurs moins importants pour les fournitures d’urgence en cas de rupture du processus d’inventaire / livraison.
Une chaîne d'approvisionnement étroite signifie moins de contrôle
La plupart des propriétaires de petites entreprises sont fiers de leur capacité à faire pivoter et à changer les choses rapidement lorsque les forces économiques qui les entourent le demandent. Avec les systèmes d'inventaire juste à temps, c'est beaucoup plus difficile à faire. Une boulangerie de quartier saura généralement quand les célébrations locales auront lieu et ordonnera en conséquence. Mais si la boulangère découvre qu'un nouveau planificateur de mariage recherche un approvisionnement d'urgence en cupcakes fantaisie, elle a peu de chance de prendre de l'ampleur et de chercher du travail.
Même si elle parvient à obtenir la commande de petits gâteaux, si le fournisseur de décorations pour gâteaux d'argent du boulanger est en rupture de stock, elle a moins d'options à offrir au nouveau client potentiel. Toute perturbation de la chaîne d'approvisionnement dans le système aura des répercussions sur les résultats nets de la petite entreprise utilisant ce système. Avec moins d'options à offrir aux clients et moins d'opportunités de modifier leurs plans d'activité dans un bref délai, un inventaire juste à temps peut limiter les opportunités qui pourraient autrement faire croître une petite entreprise.
Problèmes liés aux catastrophes naturelles
Les tornades, les ouragans, les inondations et autres catastrophes naturelles peuvent avoir un impact énorme sur toute entreprise, tout comme les troubles civils ou les actions de la police. La différence avec les systèmes d’inventaire juste à temps est que l’effet peut être ressenti beaucoup plus durement. Le danger ne concerne pas seulement ce qui se passe lorsque des urgences se produisent près de l'entreprise, mais également lorsqu'elles se produisent dans d'autres zones où se trouve le fournisseur d'une entreprise.
Un café local utilisant des commandes JIT gardera généralement suffisamment de fèves pour une vente moyenne de trois ou quatre jours. Ils peuvent stocker des fournitures pour une journée supplémentaire, mais pas plus que cela. Si leur torréfacteur, situé dans l'état suivant, est touché par une tornade ou un incendie, le propriétaire du café aura peu de temps pour se démener et trouver un nouveau fournisseur commercial de haricots. Si ses clients sont habitués à un certain mélange de mélanges exclusifs, il ne sera peut-être pas en mesure de garder ses portes ouvertes plus de quelques jours avant de manquer de stock.
Le besoin d'investissements informatiques plus importants
Les systèmes d'inventaire juste à temps sont si complexes qu'ils sont pratiquement impossibles à utiliser sans ordinateur et sans programmes dédiés. Les entreprises auront besoin d'un suivi des stocks, de la création de commandes, de la prévision des ventes et d'une foule d'autres programmes pour que ce système fonctionne correctement. Cela signifie un investissement important en matériel et en logiciel, ainsi que du temps de formation pour la direction et les employés. Il y aura des coûts de main-d'œuvre supplémentaires, des tâches de supervision supplémentaires et plus de temps pour la saisie des données.
Une fois que tous ces systèmes ont été installés et que les employés ont été formés, l’ensemble de la société dépend désormais du système informatique pour fonctionner parfaitement. Dans la plupart des cas, ils le font, mais des problèmes se posent. C'est la raison pour laquelle les départements informatiques existent. Toute entreprise utilisant un système JIT doit avoir une relation avec un professionnel de l'informatique qui connaît le matériel installé, ainsi qu'une connaissance des professionnels travaillant pour la société JIT. Aucune entreprise ne peut se permettre de garder son système d'inventaire hors ligne pendant plusieurs jours, que ce soit à cause d'un bogue dans le logiciel ou d'un problème informatique. Les réparations d'urgence peuvent être coûteuses et peuvent même ne pas être disponibles les nuits ou les jours fériés. Les propriétaires d'entreprise intelligents créent un plan de sauvegarde pour les urgences, mais ce sont au mieux des espaces intermédiaires temporaires.
Recours nécessaire à un seul fournisseur
La mise en place d'un système JIT nécessite la création de relations avec les principaux fournisseurs qui fourniront les matières premières hebdomadaires nécessaires à l'entreprise. Bien que ces liens commerciaux puissent être un avantage pour toute entreprise, cet arrangement présente également des inconvénients.
Un propriétaire de pizzeria qui fait appel à une entreprise de restauration a l’avantage de savoir combien elle va payer pour le pepperoni et la farine chaque semaine, ce qui facilite la maîtrise des coûts de la nourriture. D'autre part, elle est limitée dans sa capacité à regarder les concurrents de son fournisseur pour voir quels prix ils offrent pour les mêmes produits. Si un fournisseur de toute la ville propose du pepperoni à moitié prix cette semaine-là, elle ne peut pas simplement passer une seule commande avant de retourner chez son fournisseur habituel. Elle peut changer de fournisseur, mais il n’ya aucun moyen de simplement magasiner pour trouver les meilleurs prix chaque semaine.
Le même problème se produit si le fournisseur décide d'augmenter les prix. La propriétaire de la pizzeria est obligée de payer les prix les plus élevés jusqu'à ce qu'elle puisse trouver un fournisseur similaire offrant de meilleurs prix et disposé à travailler avec elle selon son calendrier de commande. Quoi qu'il en soit, l'inventaire JIT limite considérablement la capacité d'un propriétaire d'entreprise à trouver le meilleur coût pour les matières premières en temps voulu.
Problèmes avec la satisfaction du client
Lorsque les systèmes d’inventaire juste à temps fonctionnent, ils fonctionnent bien. Cependant, lorsque ces systèmes tombent en panne, les entreprises peuvent souffrir sur plusieurs fronts. Le manque d'inventaire signifie la perte d'activité, mais ce n'est que l'effet immédiat. Les clients insatisfaits qui ne peuvent pas obtenir ce qu'ils veulent ou qui doivent attendre plus longtemps que d'habitude pour que leurs commandes soient traitées constituent un problème réel dans le contexte commercial actuel.
Internet a une influence énorme sur presque toutes les petites entreprises et les clients mécontents disposent d'un pouvoir plus puissant que jamais pour nuire aux entreprises. Les sites d'examen tels que Yelp et Facebook, Twitter et d'autres sites de médias sociaux donnent aux clients une voix qu'ils n'ont jamais eu auparavant. Une mauvaise critique, si elle est rédigée dans un style amusant ou choquant, peut suffire à nuire gravement aux petites entreprises d’aujourd’hui. Les revues d’activités virales relèvent de la légende d’Internet et certaines d’entre elles se répètent depuis des années. À une époque où chaque client a le pouvoir de fermer une entreprise s'il est suffisamment motivé, les propriétaires de l'entreprise vont au-delà pour la satisfaire. Conserver suffisamment d’inventaire en stock pour satisfaire les clients peut être une partie importante de cette stratégie.
