Les démarches de l'église tentent d'étendre les services offerts à la congrégation dans une communauté locale pour faire une différence positive. L'élaboration d'une proposition détaillée aidera les dirigeants de l'église et les membres de la congrégation à décider si une action de sensibilisation mérite ou non le temps ou l'argent supplémentaire nécessaire pour offrir ces services. La création de la proposition implique de préciser qui doit bénéficier de la diffusion, pourquoi l'église devrait la suivre, d'un calendrier de mise en œuvre potentiel et d'au moins les coûts opérationnels requis de la première année.
Créez un fichier qui détaillera la proposition. Cela peut être fait à l'aide d'un logiciel ou simplement à la main, avec toutes les stratégies organisationnelles détaillées.
Créez quatre sections distinctes, intitulées «Objectif», «Pourquoi», «Ligne de temps» et «Coûts estimés». Chaque section détaillera les informations du sujet désigné.
Indiquez à qui l'action est censée aider et par quels moyens en regard de "Objectif". Par exemple, lorsqu’il propose un programme d’écriture de lettres aux détenus, «l’écriture de lettres aux détenus est destinée aux personnes qui se sont inscrites pour recevoir des correspondants par le biais d’organisations de correspondants religieux déjà existantes. L’objectif de ce programme est de soutenir les détenus qui recherchent une orientation spirituelle».
Dans la section "Pourquoi", détaillez les raisons pour lesquelles l'église devrait envisager la stratégie de sensibilisation proposée. Par exemple, "Ceux qui recherchent délibérément des conseils spirituels peuvent ne pas être en mesure d'obtenir le soutien dont ils ont besoin en raison du nombre de détenus par membre du clergé. L'église peut envoyer des lettres, des cartes, des illustrations dessinées à la main et plus encore pour encourager personnellement des détenus spécifiques."
Créez un calendrier détaillé dans la section "Calendrier" de la proposition. Désigner ce qui va se passer dans les intervalles spécifiés. Par exemple, dans un délai de 30 jours, rassemblez trois à cinq initiatives ministérielles de correspondants parmi lesquelles choisir. Choisissez parmi les ministères sélectionnés. Dans les 60 jours, proposez une inscription pour ceux qui sont intéressés à participer. Continuez pendant ces 30 jours en indiquant comment et quand impliquer les dirigeants de l'église, le personnel et la congrégation tout au long du processus.
Détaillez les coûts liés à l’exploitation de la sensibilisation dans la section "Coûts". Par exemple, une entrée pourrait être: "Écrire un détenu une fois par semaine nécessitera un affranchissement de 5 $ pour couvrir le coût de l'envoi de lettres ou d'autres articles. Une case postale séparée n'est pas nécessaire car le courrier parviendra à l'adresse de l'église existante". Continuez d’énumérer tous les coûts, y compris tout salaire supplémentaire ou heures supplémentaires requis du personnel de l’église qui facilitera la réalisation du projet, le coût des enveloppes, de l’encre et autres fournitures. Assurez-vous que cette liste est extrêmement détaillée, sans omission.
Relisez et demandez à une autre personne d'examiner la proposition avant de la soumettre pour examen.
