Les dossiers de presse sont un outil important pour toutes les entreprises, entreprises ou organisations. L’intérêt d’un paquet de communiqués de presse est d’informer votre public cible - médias, investisseurs, clients, clients et grand public - de votre entreprise ou organisation. Souvent, vous enverrez un paquet après une annonce, une réalisation ou un événement d'importance majeure pour votre entreprise. Vous pouvez également envoyer un communiqué de presse pour présenter votre entreprise ou votre organisation à une personne ou à un groupe qui pourrait ne pas savoir qui vous êtes. Voici comment mettre en place un dossier de communiqué de presse professionnel.
Articles dont vous aurez besoin
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Communiqués de presse actuels
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Fiche descriptive
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Profils de dirigeants / dirigeants
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Coordonnées ou carte de visite
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Copies de reportages positifs sur votre entreprise / organisation
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Rapport annuel
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Informations sur les événements / séminaires / présentations à venir
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En-tête de lettre
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Dossiers
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Liste de diffusion
Décidez à qui le dossier de communiqué de presse est destiné. Vous voudrez peut-être envoyer un paquet comprenant les médias locaux et nationaux, des clients potentiels, un conseil d'administration, le grand public, des investisseurs ou donateurs actuels et futurs, ainsi que des employés actuels et nouveaux. Cela vous guidera dans les types d'informations que vous devez inclure.
Déterminez quels communiqués de presse sont les plus pertinents à inclure dans votre dossier de communiqués de presse. Les changements de personnel, autres qu'au niveau de la direction, peuvent ne pas être aussi pertinents à inclure dans un paquet formel. Une nouvelle offre de produits, la grande ouverture, le changement de leadership, l'acquisition d'une nouvelle entreprise, les dons importants (s'il s'agit d'une organisation à but non lucratif) sont des sujets d'actualité et qu'il est important que votre public connaisse.
Imprimez les documents sur du papier officiel comprenant le logo de la société ou de l’organisation et ses coordonnées. Il est important que le paquet ait l’air professionnel et officiel.
Sélectionnez un dossier ou un classeur approprié pour contenir le contenu sélectionné. Vous ne voulez pas plier un papier en deux ou le froisser. Un classeur de taille standard (9 pouces sur 12 pouces) convient à la plupart des utilisations.
Assemblez le contenu du paquet dans l'ordre de son importance.Les actualités importantes doivent être placées à l’avant.
Vérifiez votre liste de diffusion pour vous assurer que vous disposez des informations les plus récentes. Les journalistes des journaux locaux peuvent changer fréquemment et les entreprises et les particuliers peuvent déménager. Il est donc judicieux de s’assurer que les personnes figurant sur votre liste sont les bons contacts.
Conseils
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Gardez vos communiqués de presse sur une page. Assurez-vous d'inclure les informations de contact actuelles. Mettez à jour les profils des dirigeants / responsables souvent en vérifiant auprès de chaque personne. Assurez-vous que les copies que vous incluez sont claires. Le papier journal peut paraître sombre et flou sur certaines photocopies. Demandez à une personne non impliquée dans le processus de parcourir le paquet et de rechercher des erreurs d'orthographe ou des informations incorrectes. Assemblez plusieurs paquets à l’avance avec des informations générales qui ne risquent pas de changer fréquemment, telles que des fiches d’information, des rapports annuels, des communiqués de presse actuels et des bios / profils de dirigeants. Vous pouvez inclure de nouvelles informations ou des informations urgentes en fonction des besoins.
Attention
Ne surchargez pas vos paquets de communiqués de presse d'éléments inutiles ou inutiles, tels que des manuels d'entreprise ou d'organisation ou des éléments de logo. Le but du paquet est d'informer votre public et non de l'inonder. Si vous incluez des liens vers votre site Web dans l'un des documents, assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement en les vérifiant fréquemment. Un lien brisé peut laisser une mauvaise impression.
