Les meilleures pratiques de gestion des contrats recommandent des audits réguliers de conformité des contrats. Toutefois, contrairement aux audits d'états financiers, qui ont généralement lieu chaque année, les révisions de contrats ont lieu plus fréquemment. Par exemple, un calendrier d'audit pour les contrats d'ingénierie et de construction comprend souvent des audits mensuels des paiements, ainsi que des audits trimestriels, semestriels ou annuels pour des projets plus longs. Si vous comprenez parfaitement les procédures d’audit de conformité, vous aurez plus de chances d’attraper des erreurs qui pourraient autrement entraîner des dépenses inutiles et des dépassements de coûts.
Établir des objectifs de vérification
Lorsque l'examen aura lieu pendant le cycle de vie du contrat, les objectifs de l'audit seront déterminés. Un audit de contrôle (qui a lieu au début du cycle de contrat) se concentre généralement sur l’évaluation des processus et des contrôles internes de l’entrepreneur. L'objectif est d'améliorer les communications et d'identifier et de rationaliser les processus à risque de dépenses excessives. Un audit de recouvrement - qui a lieu mensuellement ou avant l'échéance du paiement final du contrat - recherche les anomalies de facturation, telles que les charges non valides, surévaluées et en double. L'objectif est d'éviter les erreurs de facturation et de récupérer les trop-payés.
Assemblez l'équipe d'audit
Pour décider de la taille et de la composition de l'équipe d'audit, examinez la taille et la complexité du contrat. Au minimum, les équipes d'audit de contrôle et de recouvrement doivent inclure le responsable des contrats, un représentant du service de la comptabilité et un tiers neutre. Toutefois, les contrats volumineux ou complexes peuvent nécessiter des membres supplémentaires de l’équipe qui connaissent bien les procédures de gestion des contrats et d’audit. Si l’audit révèle des activités frauduleuses, il peut être nécessaire de faire appel à un expert légiste ou à un enquêteur en matière de fraude.
Procédures d'audit de contrôle
Un audit de contrôle porte principalement sur les procédures de facturation et de paiement et les contrôles préventifs. Les procédures comprennent un examen approfondi du contrat et des procédures de facturation et de saisie des données de paiement des contractants et des comptes créditeurs. L'examen recherche des contrôles internes adéquats tels que la séparation des tâches, un système d'autorisation et la sécurité de l'information. Les tests peuvent inclure la création, le traitement et le paiement d’un exemple de facture, introduisant souvent des erreurs intentionnelles pour vérifier l’efficacité des contrôles existants.
Procédures d'audit de reprise
Des audits de recouvrement mensuels rapprochent le dernier rapport de coûts de l’entreprise du contractant avec les montants facturés au cours de la période en cours. Les auditeurs commencent par examiner le rapport sur le coût des travaux et à le comparer aux conditions de facturation et de paiement du contrat. En fonction de la présence éventuelle de signaux d'alarme, les auditeurs peuvent sélectionner et tester quelques transactions-échantillons, ou un échantillon, pour différents types de coûts, tels que la main-d'œuvre, les matériaux, les coûts administratifs et les frais généraux. Les tests de transaction consistent généralement en des recalculs et en construction de pistes d'audit. Selon KPMG, société d'audit, de fiscalité et de services-conseils, les auditeurs recherchent des écarts tels que des heures supplémentaires importantes, des reclassements de coûts, des augmentations de coûts, des descriptions de coûts inhabituelles ou manquantes, des montants en dollars importants ou inhabituels, des coûts engagés avant le début du contrat et les frais généraux du siège. frais.
Créer un rapport de suivi
Après l’audit, l’équipe prépare et soumet un rapport final au propriétaire de l’entreprise et à l’entrepreneur, généralement lors d’une réunion en face-à-face. Bien que les conclusions déterminent la quantité d'informations contenues dans le rapport, l'accent est mis sur l'identification, l'explication et la formulation de recommandations permettant de corriger les divergences ou les procédures inefficaces. Les auditeurs énoncent également les objectifs, ainsi que les procédures de revue de contrat et de test d'audit.
