Une lettre de demande d’affaires peut être un moyen efficace de demander un paiement, de solliciter des devis ou des estimations, ou de solliciter des informations. Les lettres rédigées par des professionnels sont spécifiques, détaillées et pertinentes. Ils fournissent également toutes les informations dont le destinataire a besoin pour répondre à la demande rapidement et avec précision.
Utiliser un format et un langage professionnels
Une lettre de demande d’affaires doit être rédigée sur du papier à en-tête de la société et émaner de la personne ou du service qui en fait la demande. Par exemple, une lettre à un candidat à un emploi potentiel demandant des informations supplémentaires doit provenir du responsable des ressources humaines ou du responsable du recrutement, tandis qu'une lettre de demande demandant des échantillons de produits doit provenir du responsable des achats. Suivez le format traditionnel des lettres commerciales et utilisez un langage formel pour véhiculer une image professionnelle. Par exemple, "Chère Mme Smith."
Arriver au point
Rédigez une ouverture qui indique au lecteur ce dont vous avez besoin dès le départ. Par exemple, «votre compte est en souffrance depuis 90 jours et nécessite une action immédiate» ou «votre CV est impressionnant et j'aimerais voir des lettres de recommandation ainsi que vos relevés de notes collégiaux». Ne faites pas défiler le destinataire informations superflues pour arriver à votre point.
Être spécifique
Fournissez toutes les informations dont le destinataire a besoin pour répondre à votre demande, telles que la référence du bon de commande, les numéros de compte ou des copies de contrats ou de stratégies. Référencez les pièces jointes ou les pièces jointes dans le corps de votre lettre. Par exemple, «Comme vous le verrez dans la copie ci-jointe de notre contrat original, la livraison du produit est prévue pour le premier lundi de chaque mois. Ceci est une demande de changer cette date au troisième lundi de chaque mois."
Faites votre demande
Détaillez exactement ce que vous voulez faire ensuite pour éviter tout malentendu du destinataire. Par exemple, «votre facture doit être réglée en totalité d'ici le 15 juin 2015, sinon nous serons obligés de mettre fin à votre service.» Facilitez-vous la conformité en joignant une enveloppe timbrée à votre adresse, un lien vers la page des options de paiement du site Web de votre société., une étiquette ou votre adresse postale complète.
Lettres de demande par courriel
Bien que la même approche de base s’applique aux courriels et aux courriers ordinaires, il existe quelques différences à noter. Utilisez le logo et la signature électronique de votre entreprise et maintenez toutes les autres formalités écrites. Demandez également un accusé de réception pour vérifier que le destinataire a bien reçu votre correspondance.
Tenir des registres
Imprimez une copie de vos lettres de demande pour votre propre référence. Ceci est particulièrement important si vous écrivez des lettres de recouvrement. Si une dette doit être remise à une agence de recouvrement ou à un avocat, vous aurez une trace écrite indiquant ce que vous avez fait pour recouvrer la dette à ce jour.
