La rédaction d'une lettre d'offre est une étape importante pour le service des ressources humaines. Il aide à recruter des employés qualifiés pour renforcer une entreprise sur un marché concurrentiel. L'envoi d'une lettre d'offre formelle réduit les risques de confusion par la suite. Si vous avez des questions concernant les conditions d’embauche ultérieurement, l’entreprise enregistre les conditions convenues avec l’employé. Avoir toutes les informations nécessaires organisées à l'avance vous permettra d'écrire facilement la lettre.
Préparation
Vérifiez l'état et les lois du travail locales pour vous assurer de respecter toutes les réglementations. Ces lois protègent les employés et l'entreprise et fixent souvent des délais d'envoi et d'acceptation. Les lois varient d'un État à l'autre.
Faites une offre verbale, si ce n'est déjà fait. À titre de courtoisie professionnelle, les offres sont d'abord présentées en personne ou par téléphone, de sorte qu'un nouvel employé n'a pas à attendre une lettre pour être informé de votre décision de l'embaucher. Cela peut également être important si votre candidat envisage d’autres sociétés.
Organisez vos notes de l'entretien et confirmez les données qui seront incluses dans la lettre. Ces informations peuvent inclure des éléments tels que le salaire, les avantages et les vacances. Organiser vos idées est important pour la structure d'une lettre professionnelle.
Écrire la lettre
Commencez la lettre avec le nom de la société, l’adresse et le numéro de téléphone en haut de la page. Vous n'aurez pas besoin de taper cette partie si vous utilisez un en-tête de société officiel. Toujours sauter une ligne entre les sections de la lettre.
Tapez la date à laquelle vous écrivez la lettre.
Ajoutez le nom et l'adresse du candidat auquel vous proposez l'offre.
Ecrivez votre message de bienvenue suivi de deux points. Cela devrait être quelque chose de formel comme "Dear Ms. Smith".
Rédigez une introduction comprenant une confirmation que vous avez prolongé une offre verbale. Indiquez le nom de la société et le poste que vous proposez.
Ajoutez les détails de l'offre à la lettre, y compris le salaire, les avantages et les conditions d'emploi particulières, tels que les périodes probatoires. Lorsque vous incluez le salaire, formatez-le en montants mensuels, horaires ou hebdomadaires afin qu’il n’y ait aucune promesse présumée de contrat de travail à long terme.
Ajouter un autre paragraphe pour informer le candidat de la date de compte rendu prévue. Dans cette section, vous voudrez peut-être inclure l'heure, un emplacement spécifique dans le bâtiment et les personnes auxquelles ils doivent faire rapport. Si votre entreprise a des besoins spécifiques, incluez-les également dans cette section.
Rédigez une conclusion à la lettre, y compris une demande de confirmation avant une date précise. Prenez également le temps de noter tout document de référence supplémentaire inclus dans la lettre.
Fermez la lettre avec votre nom et votre position. La fin de la lettre peut également prendre note des pièces jointes et des destinataires de la copie.
Conseils
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Si vous rencontrez des difficultés pour écrire la lettre dans un format approprié, utilisez un modèle de votre logiciel de traitement de texte pour vous aider.
