La fonction de contrôle des documents a la responsabilité de gérer le flux de documents et le stockage dans une organisation via divers processus et fonctions. Celles-ci incluent la maintenance des fichiers et l’utilisation des procédures de distribution et de révision appropriées, comme indiqué sur le site Siliconfareast.com.
Système de bibliothèque
La fonction de contrôle des documents a pour rôle de gérer correctement les procédures internes de la bibliothèque afin de permettre un accès approprié du personnel, tout en permettant de localiser la documentation officielle.
Stockage / Classement
Une autre activité clé de la fonction de contrôle des documents est celle du stockage et de l'archivage des documents afin de garantir une accessibilité adéquate de tous les fichiers nécessaires.
Révisions
La fonction de contrôle de la documentation est également chargée de veiller à ce que la documentation officiellement approuvée ne soit révisée que dans le cadre de processus et d’approbations appropriés. Cela peut impliquer un système de demandes de modification de document (ou de projet) nécessitant des signatures désignées avant qu'un document précédemment approuvé puisse avoir des modifications supplémentaires.
Flux de travail
Le personnel de contrôle des documents exécute également des activités dans le but de garantir un déroulement efficace du travail, par exemple en affectant des documents au personnel de bureau ou de secrétariat approprié pour des activités telles que le traitement de texte ou la numérisation.
suivi
La fonction de contrôle des documents suit également la production en temps voulu des documents tout au long du processus de flux de travail, par exemple à l'aide de listes d'âge indiquant que les documents ont passé trop de temps dans le processus de flux de travail.
