Au Japon, l'étiquette des affaires est plus formelle qu'aux États-Unis et dans d'autres pays occidentaux. Le respect de l'autorité est essentiel, vous devez donc vous adresser à vos supérieurs avec beaucoup plus de déférence que vous ne le feriez de quelqu'un de rang égal. Même avec vos pairs, on vous demandera de conserver un ton professionnel, en les abordant de manière à montrer qu'ils respectent leur statut.
Utilisez le nom de famille de la personne. Les hommes d'affaires japonais ne se parlent presque jamais par leurs prénoms. L’utilisation des noms de famille est l’adresse par défaut lorsque vous ne connaissez personne et est obligatoire dans les relations commerciales. Ajoutez «san» après le nom de famille de la personne. Le mot "san" est un titre de courtoisie semblable à "M." en anglais. Par exemple, si le nom de famille de la personne est Tanaka, vous l'appellerez "Tanaka-san". Un titre similaire, "kun", est utilisé pour les personnes plus jeunes que vous ou de rang égal ou inférieur. Il n’est pas aussi poli que «san» et n’est jamais utilisé pour adresser des questions à des supérieurs ou lorsque des femmes s’adressent.
Suivez l'exemple de la personne. La réciprocité est une partie importante de l'étiquette japonaise, vous êtes donc censé rendre les plaisanteries ou les salutations de votre hôte. Lorsque vous saluez un homme d’affaires japonais, laissez-le donner le ton à cette interaction. S'il s'incline, inclinez-vous avant de lui parler. S'il parvient à vous serrer la main, serrez la main au lieu de vous incliner. S'il vous offre sa carte de visite, prenez-la soigneusement, puis offrez-lui la vôtre. L'échange de cartes de visite est un cérémonial et un élément clé des introductions en japonais. Même si vous vous adressez correctement à un homme d'affaires japonais, vous risquez d'être considéré comme non professionnel si vous n'êtes pas prêt pour l'échange de cartes de visite.
Faites attention à la hiérarchie. Le statut social est clairement défini et toujours respecté au Japon. Lorsque vous saluez un groupe d’hommes d’affaires japonais, adressez-vous au plus haut dirigeant. Dans les groupes, les hommes d’affaires japonais se classent souvent en fonction de leur rang; le haut responsable occupera donc probablement une place importante dans le groupe.
Évitez trop de contact. Les Japonais n'aiment pas les démonstrations d'affection en public et se touchent rarement en public. En saluant, ils s'inclinent généralement, même s'ils serrent souvent la main des Occidentaux. Lorsque vous saluez un homme d’affaires japonais, n’établissez pas de contact physique et ne maintenez pas le contact visuel trop longtemps, car cela est considéré comme un signe d’impolitesse et de manque de respect.
Soyez spécifique au genre. Contrairement à l'anglais, qui utilise les mêmes mots sans distinction de sexe, le Japon utilise des mots différents pour parler aux hommes et aux femmes ou à propos d'eux. Assurez-vous d'utiliser le mot masculin lorsque vous parlez à un homme d'affaires. On s'attend à ce que les femmes utilisent un style de parole plus poli que les hommes. Si vous êtes une femme qui s’adresse à un homme d’affaires japonais, vous devrez être encore plus formel que vos homologues masculins.
