Tous les employés ne répondent pas aux attentes. Lorsque cela se produit, vous devez écrire une lettre disciplinaire ou mettre fin formellement à la personne par écrit. Certains employés peuvent être si loin de vos attentes que vous deveniez en colère, mais vous devez toujours écrire une lettre disciplinaire sur un ton professionnel, car cette lettre est un enregistrement de la société et votre manière de penser reflète celle-ci. Ne composez pas le manque de professionnalisme de l'employé en agissant vous-même de manière non professionnelle.
Tapez la date. Ignorer une ligne et tapez le nom de l’employée et son adresse personnelle sur des lignes séparées. Ignorez une ligne supplémentaire et tapez "Cher M./Mme. (Nom de famille)" suivi de deux points. Même si vous êtes le prénom de l'employé, vous devez faire un effort supplémentaire pour être professionnel dans une situation où l'employé a besoin de discipline. L'utilisation du nom de famille vous aide également à créer une distance, ce qui est utile lorsque les nouvelles sont négatives.
Commencez la lettre en expliquant à l’employé que sa performance au travail n’a pas été à la hauteur des attentes, puis détaillez les problèmes de performance de manière professionnelle et sans émotion. Le cas échéant, indiquez les dates et heures des incidents majeurs tels que les retards ou les accidents. Reportez-vous à toutes les règles spécifiques que l'employé a enfreintes.
Explique ce qui va se passer ensuite. Si vous punissez la salariée, expliquez qu'il s'agit du premier avertissement et que les infractions suivantes mériteront d'autres avertissements aux conséquences plus graves, telles que la suspension ou le licenciement. Si vous congédiez la salariée, indiquez la date de prise d'effet de la résiliation et toute information complémentaire dont elle aura besoin, par exemple le moment où vous prévoyez la quitter.
Fournissez vos coordonnées au cas où il aurait des questions et décrivez un processus d'appel si vous en avez un. Remerciez l’employé de sa coopération et, le cas échéant, dites-lui que vous lui souhaitez du succès dans l’avenir.
Fermez la lettre en tapant «sincèrement» et ignorez trois espaces. Tapez votre nom. Imprimez la lettre sur le papier à en-tête de la société et signez votre nom au-dessus du nom que vous avez saisi.
