Si vous achetez des biens ou des services à un fournisseur, vos transactions mensuelles avec ces entreprises vous intéressent probablement. Il en va de même pour tous les clients qui achètent des biens ou des services auprès de vous en tant que propriétaire d’entreprise. Pour fournir une comptabilité détaillée des activités mensuelles d’un client ou d’un client, de nombreuses entreprises proposent un relevé de compte. Bien que certaines entreprises les envoient encore par la poste, elles peuvent également être fournies par courrier électronique ou par un portail Web. Ce document est une courtoisie aidant vos clients à équilibrer leurs propres livres.
Conseils
-
Un relevé de compte est un document qui présente au client une comptabilité de chaque transaction au cours d'un cycle de facturation spécifique.
Qu'est-ce qu'un relevé de compte?
Un relevé de compte fournit une liste des transactions d’un client pour une période donnée. Semblable au relevé bancaire que vous recevez pour vos propres opérations financières, un relevé de compte commercial détaille les dates de début et de fin, le solde de départ, le solde de fin et tous les débits et crédits qui se sont produits entre ces deux dates.
En règle générale, les entreprises envoient uniquement un relevé de compte aux clients disposant d’un compte et ayant signé les accords appropriés. En fonction de vos préférences personnelles, vous pouvez décider de n'envoyer que les relevés de compte à ceux qui ont eu une activité au cours d'un mois donné. Ceci est particulièrement avantageux si vous avez des clients qui n’achètent pas chez vous tous les mois. Cela vous évitera des frais supplémentaires liés à l'envoi de relevés sans solde.
Formater un relevé de compte
Si vous n’avez jamais établi de relevé de compte, vous ne savez peut-être pas le formater. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreux modèles pour vous aider, y compris certains dans Microsoft Word. Il suffit simplement de placer les mots «relevé de compte» en haut et d'inclure le nom et l'adresse du client sous «à» et votre nom et adresse sous «depuis». Vous détaillerez ensuite chaque transaction ayant eu lieu au cours du mois. y compris tous les achats et les crédits et en maintenant un solde dans la colonne d'extrême droite au fur et à mesure. En bas, il devrait y avoir un montant total dû indiqué ainsi que des instructions sur la façon de payer.
Si votre client est automatiquement facturé, veillez à bien l'indiquer sur le relevé. Ceci est une déclaration d'information seulement. Vos clients peuvent traiter une pile de factures et d’états et n’ont pas le temps de trier leurs propres dossiers pour déterminer s’ils ont déjà payé ou non. Si vous devez joindre une facture au bas de la page pour éviter d’imprimer des relevés séparés pour les utilisateurs effectuant un virement automatique, assurez-vous de noter sur cette facture que le paiement sera débité afin d’éviter les paiements en double.
Qu'est-ce qu'un relevé bancaire et son objectif?
Lorsque les entreprises émettent des extraits de compte, elles le font souvent pour plus de commodité, même si cela coûte un supplément, en particulier si vous l’envoyez par courrier postal. La rentabilité de ce type de courtoisie peut être remise en question, à moins que vous ne puissiez la rattacher directement à une augmentation du nombre de clients payant leurs factures à temps. S'ils reçoivent en permanence un avis de leurs transactions accompagné d'une facture facilitant le paiement, ils peuvent en fait verser le paiement plutôt que de le laisser de côté jusqu'à ce qu'ils puissent vérifier ce qu'ils ont acheté le mois précédent.
Du côté du client, un relevé de compte a pour objectif de faciliter la comptabilité. Vos clients reçoivent probablement un flux de factures chaque mois, ce qui signifie que le vôtre est l’un des nombreux. Les informations que vous fournissez peuvent facilement être comparées à leurs propres livres. Au fur et à mesure que l'année avance, ils peuvent consulter l'historique des données relatives aux activités qu'ils exercent avec vous et utiliser ces informations pour établir des prévisions budgétaires futures.
Exemples de relevé de compte
Le meilleur exemple de relevé de compte est le relevé bancaire que vous recevez tous les mois. Vous l'obtiendrez pour tous vos comptes, y compris vos comptes bancaires personnels, tous vos comptes de placement, vos cartes de crédit et vos comptes financiers professionnels. Il comporte généralement une date de début à la fin, un solde de début, un solde de fin et un journal de toutes les transactions ayant eu lieu pendant cette période.
Comme pour le relevé de compte de votre entreprise, un relevé bancaire peut être envoyé par courrier postal ou sur Internet. Si cela se rapporte à votre carte de crédit, vous verrez probablement une facture au bas de l'extrait de compte qui comprend le montant que vous devez payer et la date d'échéance. Contrairement aux relevés de compte, votre relevé bancaire peut provenir même si vous n'avez effectué aucune transaction pour le mois.
Objectifs d'un relevé bancaire
Le but d'un relevé bancaire est la transparence. Les clients veulent voir toutes les transactions enregistrées sur leurs comptes tout au long de l'année. Avant la banque en ligne, les clients suivaient leurs transactions dans un registre de chèques et rapprochaient le montant lorsque ce relevé mensuel était envoyé par la poste. S'ils oubliaient de consigner une transaction, ils la verraient dans l'instruction et seraient en mesure de corriger rapidement l'erreur. De même, les entreprises ont également gardé trace de leurs transactions financières dans des grands livres papier et ont vérifié les montants avec le relevé mensuel.
La technologie a tout changé. Désormais, les entreprises et les particuliers peuvent se connecter 24h / 24 et consulter les dernières informations sur les transactions. Il n’est pas nécessaire de garder un décompte en cours, mais s’ils veulent vraiment rester à jour, ils peuvent configurer leurs comptes pour les alerter à chaque nouvelle transaction. Pour les entreprises, les logiciels de comptabilité et de comptabilité facilitent la gestion constante de toutes les dépenses de l’entreprise.
Quelle est la différence entre facturation et facturation?
Étant donné que les relevés de compte peuvent inclure une facture au bas de la page, celle-ci peut facilement être confondue avec une facture ou une facture. Vous remarquerez peut-être que votre facture de câblodistribution mensuelle, par exemple, contient des informations sur les divers frais tout en incluant un feuillet détachable pour que vous puissiez effectuer le versement si vous ne payez pas par voie électronique. Il s’agit d’une facture plutôt que d’un relevé de compte, car elle ne détaille pas toutes les transactions effectuées sur votre compte au cours de la période du relevé.
Cependant, la différence entre factures et factures peut être encore plus subtile. Les termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais la différence réside dans la façon dont le destinataire les désigne.Une entreprise demande souvent une facture, qui est un document attestant l’endettement d’une personne à l’égard d’une autre. Il est rare de voir une personne appeler sa facture de câble une facture. Lorsqu'elle arrive par la poste, elle est généralement étiquetée comme une facture, alors qu'une facture arrive généralement avec un en-tête indiquant «facture».
Une autre différence entre les deux réside dans le fait qu’une facture peut être considérée comme une forme de crédit. Le client a un certain délai pour payer après que la demande de produit ou de service ait été satisfaite. En revanche, une facture est due dans un délai très strict. Si vous recevez une facture après le dîner dans un restaurant, ce délai est immédiat. Toutefois, techniquement, votre facture d'eau pourrait être qualifiée de facture, car vous pouvez disposer de plusieurs semaines pour la payer, ce qui signifie que la compagnie de services publics vous accorde un crédit en tant que client récurrent. C'est là que la différence entre les deux peut être trouble.
Combien de temps dure un cycle de relevé mensuel?
Les relevés de comptes suivent un cycle de facturation, qui dépend des préférences de l’entreprise qui les publie. Un cycle de facturation est défini comme la période entre une date de relevé et la suivante. Il existe un début et une fin clairs pour chaque cycle de facturation, le nouveau cycle commençant dès que le précédent est terminé. Si les relevés sont envoyés aux clients, ils ne seront généralement pas entre leurs mains le jour de la fin du cycle, mais les dates de début et de fin du cycle y sont généralement imprimées.
Les cycles comptables ont tendance à suivre les normes de l'industrie, il peut donc être utile d'effectuer une recherche. Vos cycles de facturation peuvent aller de 20 à 45 jours, mais il serait peut-être plus facile de définir votre cycle de relevé de compte sur une période de 30 jours. Vous pouvez également choisir de suivre un cycle de facturation mensuel lors de l’envoi de vos relevés de compte, ce qui signifie qu’ils débuteront le premier ou le dernier jour du mois.
Traitement des retards de paiement
Malheureusement, au moins un client sera en retard sur ses paiements. Vous pouvez envoyer des avis de retard ou même prendre le téléphone et téléphoner, mais souvent dans ce cas, un relevé de compte peut entrer en jeu. Votre client voudra peut-être savoir exactement quels sont les frais. Vous constaterez peut-être également que vous êtes transféré vers un autre service, où ces professionnels souhaitent obtenir un résumé des éléments non encore payés.
Si le compte n’est toujours pas payé sur une longue période, il sera alors nécessaire de renvoyer la facture aux encaissements. Un relevé de compte peut être utilisé pour détailler exactement ce qui est dû, car il est remis au service tiers qui tentera de le récupérer. Vous devrez également vous baser sur les intérêts pour les paiements en retard, comme indiqué sur votre facture ou dans le contrat initial que vous avez signé avec le client. Si vous devez jamais poursuivre quelqu'un en justice, un relevé détaillé de toutes les transactions sera essentiel.
Relevés de compte électroniques
Les clients comptent de plus en plus sur les communications électroniques, y compris les factures et les relevés bancaires. Vous pouvez envoyer votre relevé de compte par courrier électronique à chaque client à la date indiquée, et il est probable qu’il en sera satisfait. Cependant, certaines entreprises ont jugé plus efficace de créer un portail en ligne. Tous les clients réguliers auront la possibilité de définir un nom d'utilisateur et un mot de passe. Ils peuvent se connecter aussi souvent qu'ils le souhaitent pour accéder à des informations de compte mises à jour, demander des produits ou des services, obtenir de l'aide pour résoudre un problème, etc.
Le plus gros inconvénient d’une approche par portail est qu’il faut un effort supplémentaire de la part du client pour configurer un profil et ne pas oublier de se connecter. Si vous organisez les choses de cette façon, il peut être utile de s’assurer que les clients seront avertis à chaque nouvel élément. est posté. Si cela n’est pas possible, une approche électronique des relevés de compte par courrier électronique pourrait être plus efficace.
Relevés de sécurité des comptes
Les banques réalisent que le vol d'identité est une préoccupation réelle pour leurs membres et prennent des mesures pour protéger les informations autant que possible. Pour les entreprises, cette même courtoisie devrait s’appliquer à tous les relevés de compte que vous envoyez à vos propres clients. Considérez l’esprit du criminel et assurez-vous que si le projet de loi se retrouvait entre de mauvaises mains, les informations fournies ne seraient pas suffisantes pour commettre un vol d’identité.
Cela s'applique également à toutes les déclarations électroniques que vous émettez. Si vous envoyez un courrier électronique à vos clients pour leur faire savoir que leurs relevés sont maintenant disponibles, imaginez qu'un tiers obtienne un accès à ce courrier électronique. Existe-t-il suffisamment d'informations pour un cas de fraude d'identité? Si vous devez renvoyer le mot de passe d'un client, n'envoyez pas le mot de passe sous forme de courrier électronique. Envoyez-leur plutôt un lien qu'ils peuvent utiliser pour définir un nouveau mot de passe et envisagez de demander des informations d'identification à toute personne nécessitant une réinitialisation. Vous pouvez leur demander de connaître le nom du titulaire du compte, son adresse municipale, le nom de jeune fille de sa mère ou un autre type de vérificateur.
