Les audits qualité sont un élément important pour aider les petites entreprises à se développer et à prospérer, car ils permettent d'évaluer l'efficacité de l'entreprise et les stratégies de gestion des coûts. Que l'audit se concentre sur des produits ou des processus, les résultats aident les responsables à déterminer si les stratégies fonctionnent correctement, à identifier la cause sous-jacente des problèmes et, le cas échéant, à prendre des mesures correctives. Savoir comment procéder à un audit qualité interne est une étape importante pour assurer le succès de votre entreprise.
Examen préliminaire
Les étapes à suivre avant de procéder à un contrôle qualité sur site peuvent déterminer l'efficacité de l'audit. Le processus commence par la formulation d’un plan d’audit détaillé qui sert de feuille de route pour la conduite d’un examen sur place. Spécifiez le calendrier, l'étendue de l'audit et son emplacement. Recueillir et examiner la documentation écrite, y compris la politique de gestion de la qualité du produit ou du processus, les procédures opérationnelles standard et les manuels. Décidez et développez une liste préliminaire d'entretiens personnels à mener lors de la visite sur site. N'oubliez pas qu'une liste préliminaire, comprenant généralement le chef de département ou le superviseur et les employés clés, peut être enrichie au cours de la phase d'audit active.
Assembler les documents d'audit
Chaque membre de l'équipe d'audit doit disposer d'une liste de contrôle d'audit ainsi que de formulaires ou d'un magnétophone pour enregistrer les informations lors d'entretiens personnels. Chaque membre devrait également disposer de documents de référence tels que des copies des procédures opératoires standard. Une liste de contrôle est essentielle pour enregistrer des informations et des observations, ainsi que pour vous assurer de ne rien oublier. Bien que les éléments de la liste de contrôle varient en fonction du service, du produit ou du processus audité, la liste de contrôle comprend généralement des sections, des éléments d'évaluation dans chaque section, un système de notation et un espace pour les commentaires. Les sections communes incluent l'organisation du service, l'environnement de travail physique, les composants du système qualité tels que les procédures d'exploitation standard et les tests de performance.
Réalisation de l'audit sur site
L’examen sur place vise à rassembler les informations dont vous aurez besoin pour déterminer si le service en question respecte les normes de contrôle de la qualité et respecte les procédures de contrôle de la qualité établies. Cette phase comprend des étapes d'action comprenant l'observation, le test et la conduite d'entretiens personnels. Le plus souvent, l'équipe d'audit exécute certaines tâches, telles que les tests de performance ou de qualité et les entretiens personnels, en coulisse. Cela aide l’équipe à éviter autant que possible d’interrompre les opérations quotidiennes. Il est important de comprendre que, tout comme pour les entretiens personnels, un plan d’audit et une liste de contrôle peuvent étendre la portée et la profondeur de l’évaluation, en fonction de ce que vous avez découvert au cours de la phase d’audit actif.
Activités de finition et de suivi
Le «vrai» travail commence une fois la phase active de l'audit terminée. La phase finale d'un audit qualité commence par une réunion pour examiner, traiter et déterminer les étapes nécessaires pour corriger les problèmes de qualité et les problèmes. Créez un rapport de gestion détaillant ces informations. Une fois que le propriétaire et les gestionnaires ont terminé l'examen des résultats de l'audit, une réunion de stratégie doit être organisée pour analyser et décider de la manière - et parfois de l'opportunité - d'incorporer des solutions d'amélioration de la qualité présentées par l'équipe d'audit.
