La confiance est importante dans les affaires, mais les chefs d’entreprise intelligents respectent souvent le vieux proverbe russe «Faites confiance, vérifiez». Si votre gagne-pain dépend du document que vous envoyez par la poste, ne respireriez-vous pas mieux si vous saviez avec certitude quand l'enveloppe aura atteint sa destination? La poste américaine offre un tel service. Avec le suivi du courrier certifié, vous pouvez suivre votre lettre ou votre colis en ligne pour voir ce qui s'arrête et quand il est entre les mains de la bonne personne.
Qu'est-ce qu'un courrier certifié?
USPS propose un service spécial pour le suivi des lettres et des colis appelé Courrier certifié. Il suit votre courrier jusqu'à sa destination finale et fournit une preuve de livraison entre de bonnes mains. En utilisant des codes spéciaux et une technologie de suivi électronique, l'USPS vous informera exactement de la date à laquelle votre envoi a été livré ou de la tentative de livraison qui a échoué. Vous pouvez également opter pour des services supplémentaires, tels que le accusé de réception, qui oblige le destinataire à signer pour l'envoi et qui vous fournira une copie du reçu signé.
Pourquoi utiliser un courrier certifié?
Dans la plupart des cas de courrier commercial moyen, le courrier certifié est une dépense inutile. Le bureau de poste livrera votre courrier régulier comme promis, presque à chaque fois. Cependant, lorsque certaines circonstances se présentent, il est important que vous obteniez la protection supplémentaire offerte par Certified Mail.
- Traiter les conflits de facturation.
- Écrire sur des questions juridiques.
- Expédition de marchandises coûteuses.
- Livrer des produits à P.O. des boites.
Profitez du suivi du courrier certifié
Si vous souhaitez envoyer quelque chose par courrier certifié, vous avez deux options. Tous les colis et les lettres peuvent aller directement de n’importe quel bureau USPS. En outre, il existe des options pour envoyer une lettre certifiée en ligne, en utilisant l'un des nombreux services proposés.
Si vous souhaitez suivre l'itinéraire traditionnel, rendez-vous à votre bureau de poste local et procurez-vous le formulaire Certified Mail 3800, qui inclut un autocollant avec un code-barres et un numéro de suivi. Ce formulaire vous permet de suivre votre mailing via le bureau de poste. Remplissez le formulaire complètement, y compris le nom et l'adresse du destinataire. Retirez le support de l'autocollant et placez-le sur le dessus de l'emballage ou de l'enveloppe. Apportez le courrier au bureau de poste, payez les frais appropriés et remettez votre courrier.
Si vous n’envoyez qu’une lettre, vous avez la possibilité de la transmettre sous forme numérique. Une recherche rapide sur Google vous montrera une grande variété d’inscriptions pour l’un des nombreux commerces en ligne proposant la distribution de courrier certifié. Écrivez votre lettre sur votre ordinateur, imprimez-la et signez-la. Scannez votre lettre et téléchargez-la sur le site Web de votre service de courrier. Le service enverra une copie imprimée à votre destinataire.
Utilisation du suivi des lettres certifiées
Peu importe la manière dont vous avez envoyé votre courrier certifié, vous aurez toujours un reçu qui contient un numéro de suivi long.Chaque numéro de suivi est unique et ne sera utilisé qu'une seule fois.
Lorsque vous souhaitez savoir où se trouve votre lettre ou votre colis, vous disposez de nombreuses options. Vous pouvez utiliser le site Web USPS ou l'un des nombreux services de messagerie, qui vous permettent tous de suivre vos éléments de courrier certifié. Accédez au site Web de votre choix et accédez à la page de suivi du courrier certifié. Entrez le numéro de suivi exact dans la case prévue à cet effet, en veillant à obtenir tous les chiffres. Couper et coller est un meilleur moyen de copier le numéro que d'essayer de le taper.
Une fois que vous avez entré le numéro de suivi correct, cliquez sur le bouton pour effectuer le suivi. Vous verrez une liste détaillée de toutes les destinations visitées par votre lettre ou votre colis. Il est probable que l'envoi postal s'arrête dans plusieurs bureaux de poste avant sa destination finale, et qu'il peut prendre des allers-retours apparemment illogiques, mais vous serez en mesure de savoir où il va. Lorsque votre lettre ou votre colis a atteint sa destination, vous pourrez le voir sur le site.
Si vous avez besoin d'un peu de tranquillité d'esprit, inscrivez-vous à Informed Delivery sur le site Web de USPS. Avec ce service gratuit, vous recevez un e-mail ou un message texte à chaque fois que votre colis est transféré, ainsi qu'un message final permettant de vérifier qu'il est bien arrivé à destination.
