L'argent est l'actif le plus liquide d'une entreprise. C'est essentiel pour payer des factures et profiter des opportunités financières. Les entreprises reçoivent des liquidités de diverses sources, notamment des paiements de clients, des dividendes sur les investissements et des ventes d’équipement et de fournitures, entre autres sources. Les comptes de trésorerie de la plupart des entreprises font l'objet de nombreuses transactions tout au long de la période comptable. Ils enregistrent des informations détaillées concernant ces transactions dans le livre de caisse.
Grand livre auxiliaire
Les sociétés utilisent à la fois un grand livre général et des grands livres auxiliaires pour suivre leurs transactions financières. Le grand livre contient les informations de compte pour chaque compte utilisé par une entreprise. Les grands livres auxiliaires fournissent des informations détaillées sur des comptes spécifiques. Un livre de caisse représente un type de livre auxiliaire. Un livre de caisse enregistre des informations détaillées pour des comptes de caisse distincts. Ces comptes peuvent être séparés en fonction des comptes bancaires individuels ou des emplacements individuels.
Spécifique au compte
Certaines entreprises ont plusieurs comptes bancaires. Chaque compte bancaire peut être utilisé pour contrôler des fonctions spécifiques au sein de l'entreprise. Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent un seul compte bancaire pour la paie, en émettant tous les postes de paie et en déposant suffisamment de fonds périodiquement pour couvrir tous les articles émis. Un livre de caisse gère une liste de transactions distincte et un solde courant pour chaque compte bancaire. Chaque fois que la société émet un paiement - ou effectue un dépôt - sur un compte particulier, elle enregistre ce paiement dans le compte correspondant du grand livre.
Lieu spécifique
Certaines sociétés gèrent des comptes de trésorerie distincts pour leurs sites respectifs. Chaque compte de trésorerie est utilisé pour contrôler des transactions en espèces spécifiques applicables à un emplacement particulier. Le livre de caisse conserve une liste de transactions distincte et un solde courant pour chaque site. Chaque fois qu'un lieu émet un paiement ou enregistre un dépôt, la transaction est enregistrée dans le compte général correspondant.
Solde de caisse
La somme de tous les soldes des comptes de grand livre en espèces doit correspondre au solde en espèces total enregistré dans le grand livre général de la société. À la fin du mois, la société examine chaque compte du grand livre et rapproche le solde du compte avec la documentation de sauvegarde, qui comprend des relevés bancaires, des bordereaux de dépôt et des chèques annulés. Après avoir rapproché chaque compte général, la société additionne les soldes de tous les comptes de caisse et compare ce total au solde du compte de caisse principal. Toute divergence doit être examinée.
