Si vous avez un problème avec votre compagnie d’assurance, rédiger par écrit votre lettre sous forme de lettre de grief peut être un moyen efficace de régler le problème. Une lettre vous permet de préciser les spécificités de votre problème, de référencer les informations pertinentes et de créer une trace écrite.
Connais tes droits
Parcourez votre manuel de police et lisez vos droits en tant que titulaire de police. Recherchez les sections relatives à votre grief afin de pouvoir vous y référer dans votre lettre. Si votre lettre traite du refus de l’entreprise de payer une réclamation qui, selon elle, n’est pas couverte, trouvez des preuves à l’appui de votre argument dans le manuel. Par exemple, «Bien que vous ayez rejeté la demande d’analyse de sang annuelle systématique, à la page 13 de la section C du manuel, il est clairement indiqué au paragraphe 2 que les analyses de sang annuelles de routine sont un avantage couvert de cette police. Je joins une photocopie de cette section à titre de référence."
Être spécifique
Soyez précis sur tout ce que vous écrivez. Si vous avez parlé à un représentant de la société qui a été impoli et inutile, ne vous contentez pas de déposer une plainte générale disant que les employés sont impolis - rentrez dans les détails. Par exemple, «le 5 janvier 2015, j'ai appelé votre numéro de service à la clientèle et j'ai parlé à Wanda Smith de la revendication 12345. Lorsque j'ai contesté la facture, qui ne reflétait pas ma franchise, Wanda a dit que j'étais stupide et que je devais me taire et payer le montant dû. J'ai constaté qu'il s'agissait d'un comportement non professionnel qui reflétait mal l'image que votre entreprise essayait de promouvoir."
S'en tenir aux directives
Toutes les compagnies d’assurance appliquent des procédures différentes pour le dépôt des griefs. Vous pourrez peut-être les trouver dans votre manuel des politiques, sur le site Web de la société ou en appelant le numéro de téléphone du service clientèle de l'organisation. Pour de meilleurs résultats, suivez les instructions de soumission à la lettre pour vous assurer que votre correspondance parvient au bon département et qu'elle est traitée rapidement. Indiquez votre nom et le numéro de police sur tous les documents, utilisez les numéros de référence ou de réclamation appropriés et envoyez toujours des copies - conservez les documents originaux avec vous.
Inclure les pièces jointes
Chaque fois que vous traitez avec une compagnie d’assurance, gardez des traces de toute la correspondance, des conversations téléphoniques et des écritures relatives à votre cas. Par exemple, estimations de réparations de voitures ou de maisons, dossiers médicaux et rapports d’évaluation de marchandises précieuses. Tenez également un journal contenant les détails lorsque vous envoyez et recevez des lettres, ainsi que les noms et extensions des personnes à qui vous parlez. Lorsque vous écrivez des lettres de griefs, vous pourrez utiliser toutes vos données pour étayer votre cas, en joignant des copies des documents pertinents, si nécessaire.
Rendre facile
Indiquez clairement ce que vous espérez obtenir avec votre lettre et facilitez-la pour la compagnie d’assurance à se conformer. Par exemple, «J'aimerais que vous contactiez le bureau de mon médecin au numéro suivant et corrigez l'erreur de facturation décrite dans ma correspondance précédente." S'il existe un délai pour faire appel, respectez-le. Envoyez votre lettre par courrier recommandé. Si vous ne recevez pas de réponse ou si vous êtes incapable de résoudre le problème avec votre lettre, contactez votre commissaire aux assurances.
