L'archivage de documents est le stockage de la documentation qui n'est plus utilisée activement, mais les organisations doivent conserver cette documentation en tant que type d'enregistrement historique. En règle générale, les organisations et les entreprises archivent des documents, mais les utilisateurs peuvent également archiver des documents pour diverses raisons. Une série de considérations et de méthodes associées à l'archivage de documents. Dans certains cas, une organisation disposera d'un ensemble de règles bien définies pour la gestion de la documentation, dans lesquelles elle définira une procédure d'archivage. Les organisations peuvent archiver différents types de supports, y compris électroniques, avec une relative facilité.
Objectif
Les organisations archivent des documents pour diverses raisons, le plus souvent liées à l'objectif général ou au rôle de l'organisation. Les organisations archivent souvent des documents en raison de leur importance culturelle ou historique. Une entreprise peut également avoir une raison juridique ou financière de conserver un enregistrement fiable des documents antérieurs, l'archivage étant la méthode de gestion la plus efficace.
Considérations
Toute organisation ayant besoin d'archiver des documents doit soigneusement examiner ses procédures. Décider quelle documentation doit être archivée, à la fois en termes d'opérations passées et en cours, est naturellement la principale préoccupation. Pour la documentation en cours produite par une organisation, celle-ci peut arriver à un calendrier d’archivage. Les méthodes d'archivage varient également et l'avancée de la technologie informatique a introduit une multitude de nouveaux outils, offrant des solutions efficaces et économiques dans de nombreux cas.
Outils
Depuis 2011, les outils logiciels d'archivage de documents ont augmenté, offrant aux organisations davantage de possibilités d'archivage à moindre coût. Les organisations peuvent utiliser l'archivage de logiciel comme outil, non seulement pour les documents qu'elles stockent sous forme électronique, mais également pour la documentation papier et autres supports. Les organisations peuvent numériser ou convertir des éléments non numériques pour les stocker sous forme électronique, réduisant ainsi la quantité d'espace physique nécessaire à la conservation efficace des enregistrements.
Des risques
Les risques sont inhérents à tout système d’archivage de documents et les organisations doivent en tenir compte lorsqu’elles créent une politique d’archivage. L’avantage de stocker la documentation sous forme électronique n’est valable que si les archives sont sécurisées. Les organisations doivent donc mettre en place des mécanismes de protection adéquats pour préserver la stabilité et la sécurité des archives, que les outils et services d'archivage traitent de différentes manières.
Avantages
Les avantages d'un système d'archivage de documents efficace ont augmenté avec l'avènement des solutions technologiques. Les enregistrements électroniques occupent moins d’espace physique et peuvent même, dans certains cas, ne pas résider dans les locaux principaux d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, certaines organisations peuvent utiliser un service de gestion de documents externe. Un autre avantage de l'utilisation des enregistrements électroniques est que les organisations peuvent facilement et rapidement mettre à disposition du contenu archivé, si nécessaire, souvent dans un format électronique interrogeable.
