Le classement est un système séculaire qui facilite la recherche de documents. Ces documents peuvent inclure des lettres, des mémos, des documents financiers, des rapports et d’autres formes de correspondance. Pour obtenir un système de classement cohérent et efficace, vous devez utiliser des procédures appropriées. Même à l'ère électronique, les entreprises et les bureaux à domicile doivent toujours conserver des fichiers papier.
Les catégories
Groupez vos fichiers en catégories. La catégorie principale sera l'en-tête principal, représentant tous les autres fichiers qui y seront placés (sous-catégories). En fonction de la portée de la catégorie, elle peut englober l’ensemble du tiroir du classeur. Par exemple:
Catégorie: Registres de la paie 2014 Sous-catégories: Registre de la paie Janvier 2014 Registre de la paie Février 2014 Registre de la paie Mars 2014
Continuez vos sous-catégories jusqu'à la fin de l'année. Si votre catégorie remplit un tiroir entier, créez une étiquette et placez-la à l'extérieur du tiroir; étiquetez vos dossiers de sous-catégorie et placez-les à l'intérieur du tiroir. Utilisez des dossiers suspendus pour vos catégories lorsque vous avez plusieurs catégories pour un tiroir et placez-y les dossiers de fichiers étiquetés de sous-catégorie.
Règles de classement
Les deux règles de base de classement sont le classement par date et par ordre alphabétique. Lorsque vous effectuez un classement alphabétique, classez-le selon la lettre de l'alphabet. Pour le classement par date, classez vos fichiers les plus récents. Plusieurs règles s’appliquent au classement alphabétique.
Lors du dépôt par nom, classez par la première lettre (c’est-à-dire, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Lorsque le premier nom est identique, classer par la deuxième lettre (c’est-à-dire Ace, Adele, Angie, August).
Fichier par nom de famille (Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fichier par initiale lorsque les noms de famille sont identiques (par exemple Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Utilisez la première lettre de préfixe lorsque le nom de famille contient un préfixe (par exemple, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Fichier par le premier nom de famille quand il y en a deux (c'est-à-dire Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Fichier Mac, fichiers Mc et M 'en tant que Mac; fichier St et Saint comme Saint (MacIntyre, McKnight, M'Clever ou Saint Paul, St. Mary's).
Maintenance de fichier
Une fois que votre système de classement est bien en place, vous devez le maintenir. Avoir un plateau désigné pour tous les documents à classer; ne les laissez pas traîner. Ne remplissez pas les dossiers ou les tiroirs de fichiers; cela rend plus difficile leur extraction. Essayez de faire du classement au moins une fois par jour. Si vous dirigez une petite entreprise, faites-le une fois par semaine. Si vous avez des fichiers usés, créez-en de nouveaux. Mettez le papier indésirable dans le bac de recyclage ou le déchiqueteur. Si vos fichiers sont confidentiels, n'oubliez pas de verrouiller les tiroirs.
