Les contrôles internes sont des procédures que les entreprises développent pour protéger leurs actifs et produire des états financiers précis et fiables. Lorsqu'une entreprise ne dispose pas de procédures de contrôle interne strictes, la fraude peut être beaucoup plus facile. Les organisations doivent se protéger des menaces éventuelles en surveillant souvent leurs systèmes de contrôle interne et en les ajustant pour les renforcer.
États financiers inexacts
Si une organisation découvre des inexactitudes dans ses états financiers, le système de contrôle interne de l’organisation pourrait poser problème. Le principe de la séparation des tâches est l’un des principes fondamentaux des contrôles internes. Cela signifie que différents employés gèrent différents domaines des tâches comptables. Si la même personne s’acquitte de toutes les tâches, c’est le signe d’un système de contrôle interne faible. Si des informations inexactes apparaissent dans les rapports financiers, une entreprise doit examiner les procédures comptables qu’elle utilise.
Documentation manquante
Si une entreprise ne peut pas trouver certains documents, tels que des factures ou des bons de commande, cela peut être un autre signe de faiblesse des contrôles. Une organisation élabore des procédures d’enregistrement, de publication et de classement de documents. Si un document est perdu, il y a de fortes chances que des problèmes surgissent dans les processus de l'entreprise. Si un employé a trop de contrôle, il peut manipuler de la documentation pour tromper l'entreprise.
Absence de procédures écrites
Chaque processus et activité qu'une organisation utilise doit avoir des procédures écrites à suivre. Sans procédures écrites, les employés risquent de ne pas connaître les procédures appropriées et de mener à bien leurs activités dans le mauvais sens. Un système de contrôle interne fort a des procédures écrites et des politiques pour toutes les activités de l'entreprise.
Les plaintes des clients
Un autre signe de faiblesse du système de contrôle interne est le nombre de plaintes de clients supérieur au nombre habituel. Les organisations doivent développer un système pour s'assurer que les clients sont satisfaits des produits et services. Si le nombre de plaintes est élevé, la direction doit examiner le problème et comprendre que ses contrôles internes peuvent présenter des faiblesses.
Audits
Les organisations engagent des auditeurs pour déterminer avec quelle précision les registres financiers sont conservés. Un audit révélera les zones problématiques, les menaces, les risques et autres problèmes potentiels. Si une entreprise n'engage pas d'auditeur régulièrement, ces menaces seront plus difficiles à détecter. Les entreprises ont régulièrement recours à des audits.
