Une revue organisationnelle peut consister à analyser vos fonctions commerciales, la structure de l’employé, les processus opérationnels ou une combinaison de ceux-ci. Pour les propriétaires de petites entreprises, un examen organisationnel efficace comprend un examen de la structure et des performances de vos services ou secteurs fonctionnels, ainsi que des employés de chaque domaine.
Examiner la structure fonctionnelle de l'entreprise
Pour commencer votre révision organisationnelle, déterminez votre type de structure organisationnelle. De nombreuses petites entreprises ont au départ une structure horizontale, composée du propriétaire et de plusieurs employés clés travaillant ensemble pour gérer les activités de production, de marketing, de vente, de finances et de ressources humaines. Il n'y a pas de gestionnaire, le propriétaire prenant toutes ou la plupart des décisions importantes. Cette structure ne compte pas de couches d'employés, tels que les directeurs, les gestionnaires et les coordinateurs. Une structure fonctionnelle divise votre organisation en tâches, telles que la comptabilité, les ressources humaines, la production, le marketing et les ventes. Les entreprises dotées de cette structure créent des départements avec des gestionnaires dédiés et une hiérarchie des employés. Pour superviser ces départements et leurs gestionnaires, les entreprises peuvent créer un «C-Suite», constitué d’une équipe de direction composée d’un directeur général, d’un chef de l’exploitation et d’un directeur financier. Les grandes entreprises ont des structures plus complexes, comprenant des organisations matricielles et des divisions, permettant de gérer de nombreux employés, départements, divisions et même différentes sociétés fonctionnant sous un même toit.
Examiner votre organigramme
Une fois que vous avez déterminé le type de structure organisationnelle dont vous disposez, consultez votre organigramme. Il s’agit d’un diagramme des postes de vos employés indiquant qui travaille où, qui travaille pour qui et le «totem» de votre entreprise. Comparez votre organigramme à votre structure organisationnelle afin de déterminer si vos positions sont effectivement alignées sur les différentes fonctions que vous devez exécuter. Par exemple, vos vendeurs relèvent-ils du responsable marketing ou inversement, et quels avantages / problèmes cela crée-t-il? Votre responsable de production supervise-t-il votre responsable de distribution ou travaille-t-il de manière autonome?
Analyser les processus et les procédures
Maintenant que vous avez examiné vos domaines fonctionnels et vos employés, évaluez les processus et procédures utilisés par votre entreprise pour faire passer les produits et services du concept à la livraison.Examinez non seulement les processus utilisés par chaque service pour effectuer son travail, mais également les interactions entre services. Par exemple, disposez-vous d'un système homogène pour les vendeurs qui saisissent les commandes, votre service comptabilité puis les contrôles de solvabilité et l'approbation de nouveaux clients, vos ordres de remplissage et d'expédition d'entrepôts et votre service comptabilité qui envoie des factures?
Examiner les finances
Si vous n’avez pas de budget principal, créez-en un pour déterminer l’impact de vos opérations sur vos résultats. Un budget principal est un outil financier qui intègre votre budget annuel, votre grand livre général, vos tableaux de flux de trésorerie, vos comptes de résultats, vos bilans et vos comptes clients. Énumérez vos principaux domaines de dépenses, tels que le travail, les matériaux, l’administration ou le marketing. Déterminez si vous pouvez les réduire en améliorant la structure organisationnelle ou le réalignement du personnel, ou en améliorant les processus et les procédures. Classez vos sources de revenus et vos centres de profit et déterminez si des changements d'organisation ou de recrutement peuvent améliorer vos performances dans ces domaines.
Faire des recommendations
Après avoir analysé la structure de votre entreprise, votre organigramme, vos processus et procédures, répertoriez les domaines à améliorer et formulez des suggestions. Rencontrez chaque chef de département individuellement pour examiner vos conclusions. À l’aide des commentaires des responsables, organisez une réunion de groupe de vos responsables pour discuter de vos conclusions et solliciter leur contribution. Indiquez-leur vos objectifs, tels que la réduction des coûts indirects ou de production, la réduction du gaspillage, l'augmentation des ventes ou la réduction des délais d'expédition, des retours ou des plaintes des clients. Utilisez les commentaires de l’équipe pour créer votre rapport final et vos recommandations.
