Un système de paie est la voie par laquelle vous traitez votre paie. Vous ne pouvez pas traiter votre paie sans système de paie. Les trois types de système de paie sont manuel, informatisé en interne et externe (externalisé). Le système manuel exige que vous traitiez votre paie à la main; l'ordinateur interne utilise un logiciel de paie pour traiter la paie; le système externe signifie que vous externalisez votre paie chez un fournisseur de service de paie. Un organigramme système de la paie indique la séquence dans laquelle vous traitez votre paie. Il simplifie le traitement de la paie et vous aide à rester sur la bonne voie.
Concevez l’organigramme avec un programme de suite bureautique, c’est la meilleure voie pour un aspect professionnel. Cependant, vous pouvez dessiner le graphique à la main. Créez des boîtes et des flèches indiquant le déroulement du traitement de votre paie, par exemple son début et sa fin.
Créez un organigramme pour un système de paie manuel. L'organigramme devrait montrer toutes les tâches manuelles impliquées dans le traitement de votre paie via ce système.
Exemple: collecter des cartes de pointage, vérifier la conformité des cartes de pointage, contacter les superviseurs à propos des cartes de pointage manquantes ou douteuses et calculer manuellement les cartes de pointage. Créez une séquence impliquant les tâches de traitement de la paie, telles que le calcul manuel des salaires; les retenues légales telles que les charges sociales et les saisies de salaire; les salaires; les retenues volontaires, telles que les prestations de retraite et de santé; et créer des chèques de paie. Créez une autre séquence indiquant les tâches de post-traitement, telles que créer et archiver manuellement le registre de la paie, créer et enregistrer des écritures au journal, déposer la paie des employés dans une banque et distribuer des chèques de paie.
Faites un organigramme pour le système informatisé interne. Ce système élimine le traitement manuel. Personnalisez l’organigramme en fonction des besoins de votre logiciel de paie.
Exemple: télécharger des données de chronométrage dans un logiciel de paie, examiner les données de chronométrage et rechercher les analyses manquantes, traiter la paie via un logiciel de paie, imprimer un rapport de prétraitement, revérifier la paie via un rapport de prétraitement, effectuer les modifications nécessaires, créer et envoyer un fichier de dépôt direct à la banque, déposer les fonds des employés et les paiements de la taxe sur la masse salariale à la banque et fermer la masse salariale. En particulier, lorsque vous fermez la paie, il enregistre toutes les données de la paie pour la période de paie dans le système.
Créez un organigramme pour le système externe. Lorsque vous externalisez votre paie, le fournisseur de services de paie vous demande de lui envoyer les données de paie à chaque période de paie. Le fournisseur vous permet généralement d’envoyer les données par télécopie, courrier électronique ou en ligne. L'organigramme doit inclure les détails de la méthode requise.
Exemple de méthode en ligne: examiner les données de chronométrage, contacter le superviseur pour obtenir des précisions sur le chronométrage, saisir les modifications de la paie des employés et les données de chronométrage dans le système du fournisseur, vérifier les données saisies via le système en ligne du fournisseur, vérifier et archiver les données de paie reçues du fournisseur, et distribuer les chèques de paie.
Conseils
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Concevez l’organigramme de manière à ce qu’il se rapporte à chaque traitement de la paie. Mettre à jour l'organigramme lorsqu'un changement se produit dans le système de paie.
L'organigramme devrait inclure vos obligations fiscales fédérales et étatiques, telles que les paiements et la déclaration d'impôt sur le revenu, y compris le traitement W-2.
