Les avoirs en crédit sont souvent nécessaires lorsque les clients ne paient pas comme convenu. La réservation empêche le client d'acheter des biens ou des services supplémentaires jusqu'à ce que vous receviez le paiement. Toutefois, la lettre doit être soigneusement examinée afin d’atteindre l’objectif de la collecte sur le compte tout en conservant le client comme client. Il est possible que certains clients contrariés par une lettre de mise en attente de crédit sur un compte prennent leurs affaires ailleurs. C'est pourquoi d'autres possibilités de collecte sont importantes avant d'envoyer la lettre en dernier recours.
Consultez l'historique des paiements sur le compte. Confirmez que le client a reçu de nombreux rappels de paiement par courrier et par téléphone.
Écrivez la lettre en utilisant un ton compréhensif mais fort, en montrant votre appréciation du client tout en insistant pour que votre paiement soit payé. Dans le premier paragraphe, remerciez le client pour son soutien à votre entreprise et reconnaissez que des temps économiques difficiles ou d'autres raisons peuvent amener un client à prendre du retard sur un compte.
Annoncez la réserve de crédit avec la première phrase du deuxième paragraphe afin qu’elle reste seule à souligner. Ecrivez cela: "Cependant, je regrette de devoir suspendre votre crédit immédiatement pour défaut de paiement." Ou utilisez des termes différents véhiculant le même message.
Détaillez le solde dû au troisième paragraphe et dites exactement ce qui doit arriver pour lever le crédit. Indiquez une date limite de paiement et indiquez au client que la cession à un agent de recouvrement est possible.
Terminez la lettre en remerciant à nouveau le client pour sa fidélité. Placez votre numéro de téléphone direct dans la lettre et invitez le client à appeler pour discuter des modalités de paiement.
