L'organisation des bénéfices prend beaucoup de temps, mais c'est une réussite très satisfaisante lorsque les bénéfices sont réussis. Mais avant de planifier quoi que ce soit, déterminez le type de prestation que vous organiserez. Si vous faites une vente aux enchères silencieuse, vous aurez besoin d'œuvres d'art données. S'il s'agit d'un événement lié à la musique, quelqu'un doit contacter les artistes locaux les plus talentueux, qui réservent généralement deux à trois mois à l'avance. Chaque choix soulève des problèmes logistiques différents.
Planification préliminaire
Déterminez combien de volontaires sont nécessaires. Les chiffres se multiplient de manière exponentielle si vous planifiez un gala avec des repas et des boissons élaborés, qui doivent être configurés, entretenus et décomposés à nouveau.
Choisissez un lieu. Tenez compte des facteurs qui influent sur la fréquentation, tels que la proximité des transports en commun. Faites une courte liste de trois ou quatre choix.
Déterminez combien d’argent sera collecté et comment l’objectif sera atteint.
Déléguer les détails
Obtenez des engagements du lieu choisi et des artistes participants. Plus l'événement est compliqué, plus vous avez besoin de planifier; deux à six mois est la norme.
Recrutez un comité d'amis, de collègues de travail et de relations d'affaires pour gérer différents aspects de l'événement. Planifiez des réunions hebdomadaires pour suivre la planification et éviter les problèmes de dernière minute.
Rechercher des sponsors pour aider à absorber les coûts associés aux avantages, des prix de présence aux systèmes alimentaires et d’AP. La plupart des sponsors échangeront leurs services contre une promotion.
Essayez de définir votre composition de comité, de sponsor et de site dans les deux premiers mois de l’organisation. Commencez à chercher des volontaires.
Faire passer le mot
Adressez-vous aux contacts de presse pour leur faire un reportage préliminaire sur les avantages. Si l'espace n'est pas disponible, préparez-vous à soumettre un communiqué de presse d'une demi-page décrivant les détails. Vérifiez une diffusion à distance en direct du site de l'événement avec votre station de radio locale.
Préparez du matériel d’affichage approprié, notamment des prospectus, des prospectus et des affiches, que les volontaires pourront distribuer ou poser. Assurez-vous qu'ils sachent où coller légalement des prospectus et des affiches.
Créez un site Web pour répondre aux questions sur les avantages. Incluez les principaux sponsors, la programmation de l’événement et les activités, ainsi que l’évolution de la collecte de fonds.
Réfléchir sur le succès
Après l’événement, asseyez-vous avec votre comité pour discuter de ce qui a fonctionné ou non. Suivez vos sponsors et obtenez leurs commentaires.
Envoyez des cartes ou une lettre de résumé pour remercier les bénévoles.
Affichez les détails détaillés sur le site Web, y compris le montant des fonds collectés, le comportement du bénéficiaire et - si vous créez un événement en cours - les détails que les futurs bénévoles et sponsors doivent connaître pour se préparer pour l’année prochaine.
