Un énoncé de travail précis est essentiel pour établir une relation fructueuse entre votre entreprise et un entrepreneur en maintenance. Définir des attentes claires en matière de service avant le début des enchères peut vous aider à éviter les malentendus qui sont la cause la plus courante d'échecs d'impartition de maintenance, selon le site Internet de FacilitiesNet. Une fois que votre offre est gagnante, négociez les conditions et rédigez un contrat de maintenance clair et bien défini.
Exigences du service de maintenance
Remplacez les contrats de niveau de service traditionnels basés sur les intrants définis dans la plupart des contrats de service par des exigences de maintenance basées sur les résultats. Contrairement aux accords de niveau de service, qui incluent généralement des listes de tâches et de matériaux requis, les exigences de maintenance définissent à la fois le résultat et les indicateurs de performance clés, tout en permettant au contractant de déterminer les étapes et les matériaux nécessaires pour atteindre l'objectif. Les exigences basées sur les résultats sont particulièrement importantes si vous externalisez des installations ou des services de maintenance des équipements en raison d'un manque de connaissances ou de compétences internes.
Paramètres du contrat
Définir les paramètres permettant une administration efficace des contrats. Par exemple, incluez une clause définissant un système d’ordre de travail garantissant que le personnel de maintenance n’accepte pas les demandes de maintenance émanant directement des employés et offrant également un moyen de contrôler les performances des sous-traitants et les demandes de maintenance urgentes ou urgentes. Incluez une clause qui spécifie qui est responsable de fournir - et de payer - les outils et fournitures nécessaires pour effectuer les travaux de maintenance.
Prioriser les situations d'urgence et les temps de réponse
Réglez les urgences liées à la maintenance en incluant une disponibilité après les heures normales de travail et en accordant la priorité aux temps de réponse après les heures normales de travail en fonction du degré d'urgence. En fonction des exigences du service de maintenance, vous pouvez définir une attente sur appel uniquement le jour de la semaine ou pour laquelle l'entrepreneur doit être disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept, 365 jours par an. Donner la priorité aux appels de dérangement après les heures d’ouverture en tant que tâches routinières, urgentes ou urgentes et réglez les temps de réponse pour les appels de maintenance urgents et urgents. Par exemple, catégorisez le mauvais fonctionnement de la climatisation en urgence et demandez à du personnel de maintenance sur appel d’être sur place et d’effectuer les réparations dans les deux heures.
Décrire un modèle de paiement
Choisissez une structure de paiement qui fonctionne pour vous et pour l'entrepreneur. Une combinaison de paiements forfaitaires et de paiements variables donne de bons résultats pour la plupart des contrats de maintenance. Utilisez un modèle de paiement forfaitaire pour la maintenance de routine et en service et un modèle de paiement variable pour les appels de service urgents et urgents en service et après les heures normales de travail. Par exemple, augmentez le montant des frais fixes de 10% pour les appels urgents après les heures normales de travail et de 20% pour les appels urgents. Incluez un modèle de remboursement si vous envisagez de rembourser à l'entrepreneur la totalité ou une partie des outils et fournitures qu'il fournit.
