Les encaissements ont lieu lorsqu'une entreprise reçoit un paiement en espèces provenant de la vente d'un produit. La société peut recevoir des espèces sous différentes formes, notamment des frais de carte de crédit, des chèques personnels, des chèques d’entreprise, des virements bancaires ou bancaires ACH ainsi que des chèques de banque ou des mandats.
Conseils
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Les encaissements sont toute forme d’argent reçu par une entreprise, tels que les paiements de clients (par carte de crédit, chèques personnels, espèces, chèques, mandats, virements télégraphiques ou ACH bancaires), le produit de la vente d’actifs non gains en capital ou dividendes provenant d'investissements ou de redevances.
Réception et enregistrement de trésorerie
Lorsqu'une entreprise a des encaissements, un comptable doit documenter les encaissements entrants et le faire à l'aide d'un journal comptable spécialisé appelé journal des encaissements. Ce journal permet de suivre le moment où la société reçoit des liquidités et où un comptable crédite le compte des ventes et débite le compte des liquidités. Si une vente est effectuée à crédit, par exemple lorsqu'une entreprise émet une facture et qu'un client dispose de 30 jours pour payer la facture, cette vente est enregistrée dans un journal des ventes séparé.
De nombreuses entreprises, telles que les restaurants, effectuent un grand nombre de transactions en espèces. Un certain nombre d’autres outils comptables permettent de garder une trace des encaissements, tels qu’un journal de caisse quotidien, un journal des décaissements de caisse, un fonds de petite caisse et des rapprochements bancaires périodiques.
Pour les entreprises qui effectuent principalement des ventes au comptant, le tableau de caisse quotidien permet à la société de suivre tous les fonds reçus et tous les fonds versés. À la fin de chaque jour ouvrable, la direction peut comptabiliser les liquidités réelles, les comparer aux transactions figurant sur le bordereau de paiement, puis effectuer un dépôt bancaire quotidien. À la fin de chaque journée, il est important de réconcilier les différences entre les totaux et de suivre la raison. Souvent, une petite somme d’argent a été utilisée pour couvrir des dépenses diverses, mais n’a été enregistrée nulle part.
Ce système de base fournit le moyen de détecter toute fraude entraînant un manque de liquidités ou des erreurs entraînant des excédents de trésorerie. Une pénurie peut également provenir d'une transaction que vous avez payée et que vous avez oublié d'enregistrer, mais le bordereau de caisse peut vous aider à résoudre ce problème.
Le cycle de trésorerie
Les encaissements jouent un rôle important dans ce que l’on appelle le cycle de l’argent, qui représente le temps qui s’écoule entre le moment où une entreprise verse des liquidités à ses fournisseurs d’inventaire et l’argent provenant des ventes réalisées avec ses clients. Les entreprises utilisent ce cycle pour les aider à déterminer combien d’argent elles doivent utiliser pour financer leurs activités en cours. Ce concept important aide également les entreprises à estimer les besoins qu’elles pourraient avoir en matière de financement. Ceci est également connu comme le cycle cash-to-cash.
Les entreprises utilisent un calcul pour calculer le nombre de jours de leur cycle de paiement. Le calcul s'appelle un calcul cash-to-cash, que vous pouvez calculer à l'aide de la formule suivante:
Cycle de trésorerie ou nombre de jours comptant pour un paiement en espèces = nombre de jours d’inventaire en stock + nombre de jours d’encours - jours non réglés
Le calcul du cycle de trésorerie vous indique le temps nécessaire pour convertir vos stocks en espèces. Cela est très utile pour les entreprises manufacturières qui doivent savoir combien de temps il faut pour transformer les matières premières en inventaire vendable, conclure la vente et collecter l’argent du client. Cette mesure de la liquidité, ou la facilité avec laquelle l'entreprise peut transformer des matières premières finies en liquidités, peut aider la direction à déceler des inefficiences dans le processus de production et de vente.
Exemple cash-to-cash
Supposons que votre entreprise vend des widgets et que les stocks ont tendance à rester dans votre entrepôt pendant environ 40 jours avant de vendre. Dites aussi que vous vendez à crédit à vos clients et qu'ils vous paient dans un délai d'environ 50 jours. Vous avez des factures à payer et vous les payez généralement dans les 30 jours. Vous avez donc 30 jours de créditeurs. Votre calcul irait comme suit:
Cycle de trésorerie: inventaire sur 40 jours + impayés sur 50 jours - impayés sur 30 jours = 60 jours de paiement en espèces
Vous conclurez de ce résultat que votre entreprise aura besoin de suffisamment de fonds de roulement pour couvrir les dépenses pendant 60 jours, car il faut 60 jours pour obtenir les encaissements de vos activités d'inventaire et de vente actuelles.
Ce calcul est pratique, en particulier lorsque vous devez redéfinir la prévision en raison de changements dans le calendrier de vos encaissements, lorsque vous gérez des flux de trésorerie serrés en cas de faillite d'une entreprise ou lorsque votre entreprise souhaite explorer d'autres sources de financement afin de réduire son coût d'emprunt.
Décaissement
Les décaissements, appelés sorties de fonds, sont des montants en espèces qui quittent l'entreprise. Quelques exemples sont les comptes créditeurs, les dépenses d’exploitation et la petite caisse.
L'argent sort de la société et est enregistré dans un journal des décaissements. À partir du journal des décaissements, les transactions sont enregistrées dans le grand livre général, le grand livre des comptes fournisseurs et tout autre grand livre applicable. Par exemple, en tant que propriétaire de magasin de détail, vous pouvez effectuer des paiements pour acheter un nouvel inventaire, payer des factures dans vos comptes créditeurs et couvrir les dépenses salariales.
Les fabricants effectuent des décaissements pour payer les matières premières nécessaires à la création des produits et pour couvrir les autres coûts de production. Les comptes du journal des décaissements en espèces reçoivent des débits et des crédits pour chaque transaction, et le journal montre comment les totaux affectent le solde global du compte de trésorerie de l'entreprise.
En examinant les enregistrements de décaissement dans le journal, la direction peut suivre le montant des fonds sortis par la société et pour quelle raison. Le journal des décaissements indique également le numéro de chèque de tous les chèques émis, ce qui facilite la recherche de chèques manquants ou problématiques. Dans un progiciel de comptabilité, tel que QuickBooks, vous pouvez voir le journal des décaissements, appelé registre de chèques.
En route vers la fraude
Les comptables mentionnent souvent les contrôles internes, et ces directives importantes agissent comme des mesures de sécurité visant à prévenir la fraude en matière d’encaissements et de décaissements. Les entreprises qui ne disposent pas de contrôles internes appropriés peuvent trouver un employé qui utilise ses chèques pour payer ses factures personnelles ou qui effectue des virements électroniques pour lui-même.
Pour garantir que les décaissements disposent des garanties adéquates contre la fraude, il est important pour les entreprises de séparer les tâches de sorte que la même personne qui autorise ou signe un chèque ou un virement électronique ne soit pas en mesure d'effectuer d'autres opérations, telles que la création de la transaction. vérifier ou lancer le virement bancaire.
Pour les petites entreprises, cela peut s'avérer difficile en raison de la taille réduite de leur personnel. Il est donc utile d'accéder aux relevés bancaires avant tout autre membre du personnel de la société, d'examiner chaque transaction et d'en vérifier l'exemplaire, en recherchant tout élément inhabituel, puis en effectuant un suivi avec la banque si besoin.
L'examen des signataires de chèques autorisés est une étape importante et cette personne ne doit avoir accès à aucun chèque en blanc ni à aucune possibilité de saisir des transactions dans le système de comptabilité de l'entreprise. L'utilisation d'un cachet de signature pour les chèques peut créer des problèmes supplémentaires car il est souvent très facile pour quelqu'un de voler le cachet et de voler une pile de chèques en blanc.
Certaines entreprises ont besoin de deux signatures pour leurs chèques, généralement avec un seuil en dollars, de sorte que des chèques moins importants puissent être utilisés avec une seule signature. Cela permet un certain degré de séparation des tâches lors de l’émission de chèques dépassant un certain seuil. N'oubliez pas les virements électroniques, car ils sont devenus plus populaires ces dernières années.
Le personnel responsable de la création des virements électroniques doit être séparé de la personne qui libère les virements électroniques. Si les effectifs ne permettent pas la séparation, vous pouvez configurer un système dans lequel votre banque appelle une autre personne de la société chaque fois qu'elle reçoit une demande de virement électronique.Cet appel ne doit pas être adressé à une personne ayant la capacité d’initier des virements électroniques.
Enfin, effectuez un rapprochement bancaire mensuel en utilisant une personne non impliquée dans les décaissements. Toute transaction inhabituelle ou image de contrôle doit faire l’objet d’un suivi et faire l’objet d’une enquête.
Comment calculer un solde d'ouverture?
Les rentrées de fonds d'une entreprise jouent un rôle important dans la budgétisation des flux de trésorerie. Vous avez peut-être entendu un état des flux de trésorerie appelé "état des sources et des utilisations". Les recettes monétaires de la société représentent l’élément vital de la société, ses sources de trésorerie. Les décaissements de la société constituent l'utilisation de la trésorerie.
Pour calculer le solde d’ouverture de vos sources et de votre état d’utilisation des flux de trésorerie, il vous suffit de consulter votre relevé bancaire en ligne ou d’appeler la banque et de saisir le montant des avoirs en banque. À ce solde de caisse d'ouverture, ajoutez les rentrées de caisse et soustrayez le total des décaissements sortants de la société. Le total de ces trois parties correspond à votre solde de clôture, ou à la somme d'argent qu'il vous reste. Pour un budget, vous pouvez trouver utile d'afficher ce calcul sur une base mensuelle.
Par exemple, votre solde d'ouverture correspond à l'argent que vous avez le premier jour du mois. Votre solde d'ouverture pour le mois suivant est égal au solde de clôture du mois précédent. Votre solde d'ouverture d'un mois donné correspond toujours au même montant que le solde de clôture du mois précédent.
Dans le cadre de la création d’un tableau des flux de trésorerie, vous pouvez demander, en particulier si vous utilisez la méthode directe qui inclut les flux de trésorerie provenant des activités d’exploitation, d’investissement et de financement, "Les encaissements reçus des clients sont-ils une activité opérationnelle?" Oui, mais ce n’est pas si simple. Comme tous les clients ne paient pas en espèces, une partie des ventes de la société se présente sous la forme de comptes à recevoir puisque la vente a été effectuée à crédit. Dans ce cas, vous devez commencer par le montant total des ventes de la société pour un mois donné et l’ajuster en fonction de la modification du solde des comptes clients de la société pour obtenir le bon numéro de reçu de caisse.
Si les comptes clients augmentent au cours de la période en question, déduisez cette augmentation de votre chiffre d'affaires pour calculer le montant des rentrées de fonds des clients. Si le solde de vos comptes créditeurs a diminué, ajoutez ce montant à vos ventes totales pour calculer le total des fonds reçus de vos clients.
Types de reçus de caisse
Les encaissements proviennent d’une entreprise sous de nombreuses formes, principalement à partir des ventes des clients. En fonction de la taille et du type d'entreprise, ces entrées peuvent prendre la forme de paiements effectués par carte de crédit, espèces, mandat ou chèque personnel, par exemple. Une entreprise de souscription uniquement peut recevoir la majeure partie de ses rentrées de fonds sous forme de paiements bancaires ACH. Les entreprises reçoivent également des liquidités d’activités autres que la vente de biens ou de services, telles que des redevances, des intérêts, des dividendes et des plus-values de placement, ainsi que du produit de la vente de divers actifs.
Le revenu est l'argent qu'une entreprise reçoit de ses activités commerciales normales et continues. Lorsque vient le temps de lire les états financiers et d’interpréter les encaissements réels par rapport à un nombre calculé, il est utile de définir une partie de la terminologie. Par exemple, les revenus et les revenus sont-ils les mêmes? Non, car si les revenus, également appelés ventes, représentent de l’argent des clients, les bénéfices représentent ce qui reste après avoir utilisé ces revenus pour payer les dépenses de la société.
Les revenus et les bénéfices sont-ils les mêmes? Bénéfice signifie essentiellement la même chose qu'un bénéfice, car il ne représente que le montant restant après le paiement de toutes les factures avec l'argent reçu de vos clients.
Et enfin, revenus et revenus sont-ils les mêmes? Certaines personnes peuvent utiliser le terme «revenu» pour désigner le produit des ventes, mais du point de vue de la terminologie comptable, le revenu est plus susceptible de signifier un résultat opérationnel. Le bénéfice d’exploitation est légèrement différent du bénéfice ou du bénéfice car le coût des biens et des charges d’exploitation est retiré du chiffre d’affaires, mais contrairement au bénéfice ou au bénéfice, le résultat d’exploitation n’inclut pas les charges d’impôts et autres charges non opérationnelles.
