Si votre entreprise verse plus de 600 USD au cours de l'année à un travailleur qui n'est pas votre employé, l'IRS vous demande d'émettre un certificat 1099-MISC à cette personne ou à cette entreprise. Un exemplaire du formulaire 1099 est remis à l'entrepreneur. Vous devez également fournir les informations figurant sur le formulaire à l'IRS.
Avant de commencer
L'entrepreneur doit vous fournir un formulaire W-9, qui indique le numéro d'identification qu'il utilise pour déclarer les taxes. Cela peut être un numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification fiscale. Le W-9 indique également le nom légal de la personne ou de l'entreprise et l'adresse à laquelle vous enverrez le 1099. Pour compléter le formulaire 1099, vous aurez également besoin du montant total de tous les paiements versés à l'entrepreneur au cours de l'année.
Navigation dans le formulaire
Entrez le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale de l’entrepreneur dans les espaces prévus à cet effet sur le formulaire 1099. Le formulaire 1099 comporte des espaces permettant de répertorier divers types de paiements, tels que loyers, redevances et autres revenus. Pour les contractants, vous entrerez le total des paiements que vous avez effectués dans la case 7, Indemnisation des non-employés. Si l'IRS vous a demandé de retenir les taxes sur les paiements versés à l'entrepreneur, entrez le montant des taxes que vous avez retenu à la case 4, Impôt fédéral sur le revenu retenu. Vous êtes tenu de retenir l'impôt sur le revenu pour les entrepreneurs uniquement s'ils ne vous ont pas fourni de numéro d'identification fiscale ou dans certains cas où l'IRS vous notifie de l'obligation de retenir des impôts. Si vous vivez dans un État dans lequel vous devez déposer un formulaire 1099, remplissez les cases 16, 17 et 18.
Envoi du formulaire
Envoyez la copie B et la copie 2 du formulaire 1099 au contractant avant le 31 janvier de l'année suivant le paiement. Pour l'année d'imposition 2014, la date limite est le 2 février 2015, à cause du week-end. Classer la copie A du 1099 auprès de l'IRS avant le 28 février (le 2 mars 2015 pour l'année d'imposition 2014) ou le 31 mars si elle est déposée par voie électronique.
