Un budget de fonctionnement sert de feuille de route aux entreprises pour établir leurs plans financiers pour l'année à venir. Il inclut à la fois les produits et les charges, est généralement présenté sous forme de compte de résultat et fournit à l’entreprise un moyen précieux de documenter les objectifs financiers et les objectifs des activités qu’elle souhaite réaliser.
En tant que propriétaire d'entreprise, vous aurez peut-être besoin d'un budget pour guider et soutenir les décisions financières de votre entreprise. Différents types de budget existent selon le type de dépenses que vous prévoyez et de nombreuses entreprises utilisent chaque année des versions telles que le budget d'une division, un budget par centre de coûts, un budget descendant ou ascendant pour documenter leurs objectifs pour les 12 prochaines années. mois.
Qu'est-ce qu'un budget de fonctionnement?
Un budget de fonctionnement est un état prévisionnel des revenus et des dépenses de fonctionnement d’une entreprise. Il ne comprend pas les coûts d’achat d’immobilisations ou d’investissements, tels que le coût de la construction d’un entrepôt. Les budgets de fonctionnement sont généralement rassemblés sur une base mensuelle ou trimestrielle et couvrent une période d'un an.
Les charges comprennent le coût des ventes (les coûts directs de production d’un produit) et les frais d’exploitation liés aux activités de vente et aux activités générales et administratives de la société. Selon le niveau de détail, un budget de fonctionnement peut également inclure l’amortissement, les intérêts débiteurs et les charges d’impôts prévus pour l’année à venir.
Un budget de fonctionnement est souvent assemblé avec des dépenses ligne par ligne, de sorte que lors de la planification du budget, il peut être affiné par article. Par exemple, si une entreprise sait qu'elle paiera un consultant pour les trois premiers mois de l'année, il est utile de disposer de ce type de poste dans le budget afin que les coûts puissent être supprimés du budget pour le reste de l'année. année. Ou, si l'entreprise sait que son loyer augmentera en juin, elle peut également en tenir compte dans son budget de détail par poste.
Les grandes entreprises comptant de nombreuses divisions ou d'autres entités associent souvent des budgets de fonctionnement distincts pour chaque unité fonctionnelle, puis les regroupent dans un budget principal de niveau résumé pour l'ensemble de la société.
Quels sont les différents types de budgets?
Les entreprises utilisent différents types de budgets pour diverses raisons et chacun des quatre types ou méthodes principaux fonctionne dans différentes situations.
- Budgétisation incrémentale: Peut-être la méthode de budgétisation la plus utilisée et la plus simple. On prend simplement les chiffres réels de l'entreprise de l'année dernière et on les augmente ou les diminue d'un pourcentage spécifique. Par exemple, une entreprise peut budgétiser une augmentation de 10% du chiffre d'affaires de son produit le plus vendu et une diminution de 5% des dépenses en espaces de bureaux inutilisés. C'est une méthode courante en raison de sa facilité, mais qui tend à ignorer les influences extérieures telles que l'inflation. En outre, les responsables peuvent estimer la croissance des dépenses à un pourcentage plus élevé pour donner l’impression qu’elles sont toujours inférieures au budget. Cette méthode de budgétisation peut dissuader les gestionnaires de s’efforcer de réduire les coûts ou d’accroître l’efficacité.
- Budget par activité: Un type de budget descendant avec des objectifs de production tels qu'un objectif de revenus de 150 millions de dollars. Les budgets descendants impliquent des cadres supérieurs qui formulent un budget de haut niveau en fonction de leurs objectifs. Ce budget est donné aux chefs de département pour déterminer les activités nécessaires pour atteindre cet objectif et les coûts de réalisation de ces activités.
- Budget de proposition de valeur: Ce type de budget nécessite davantage de réflexion et pose la question de savoir si chaque élément du budget crée de la valeur pour les clients, les employés et les autres parties prenantes de l'entreprise.
- La budgétisation à base zéro: Ce type de budget suppose que chaque département commence avec un budget nul et que chaque dépense budgétée doit être justifiée avant d'être ajoutée. Bien que ce type de budgétisation prenne beaucoup de temps, il convient aux entreprises qui doivent restructurer leurs opérations financièrement ou autrement, doivent exercer un contrôle très strict sur leurs dépenses. Ce type de budgétisation est plus efficace pour les coûts discrétionnaires que pour les coûts opérationnels principaux qui permettent à l’entreprise de fonctionner.
Pourquoi avez-vous besoin d'un budget de fonctionnement?
Pour réussir, les entreprises doivent être en mesure de rester en contact avec la situation financière actuelle de l’entreprise, ainsi que de prévoir ce qu’elles attendent dans les mois à venir afin de pouvoir planifier les revenus et les dépenses de l’année à venir. Un budget de fonctionnement est important car il permet à la direction de définir et de communiquer ses objectifs financiers pour les 12 prochains mois. Il peut également être utilisé pour responsabiliser les employés et la direction. Il n’est pas rare que les entreprises préparent un calendrier comparant le budget aux résultats financiers réels chaque mois, ou au moins tous les trimestres, afin de voir comment la performance réelle de la société suit les objectifs budgétisés.
Le budget de fonctionnement et le processus de planification offrent également aux entreprises une occasion de se préparer en cas de circonstances imprévues. Par exemple, une entreprise peut définir ses objectifs en matière de revenus et de dépenses et les planifier de manière à ce que sa rentabilité soit suffisante pour placer de l'argent dans une caisse noire. Le fonds pourrait être utilisé en cas de ralentissement de l'économie, de perte d'un grand fournisseur, de client fréquent ou de tout autre type de problème pouvant avoir un impact négatif sur les flux de trésorerie de la société.
Créer un budget efficace est à la fois un art et une science. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez déterminer où placer la barre pour ce qui est de la création d’un budget reflétant le type de performance que votre équipe est capable de réaliser, tout en prenant en compte ce que votre entreprise doit faire pour rester en phase avec bat ses concurrents et ses pairs et excelle sur son marché. Il est important de fixer des objectifs budgétaires suffisamment élevés pour que le marché et tous les investisseurs perçoivent votre entreprise comme un leader et un réalisateur, tout en maintenant les objectifs à un niveau suffisamment réaliste pour ne pas créer de perception négative en les manquant.
Exemples de budget
Les entreprises choisissent d'assembler leurs budgets de différentes manières, en fonction de la taille, de la structure, du type d'entreprise et d'autres considérations de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez décider de constituer un budget par service, avec des catégories telles que PDG, finances, installations ou informatique. Chacune de ces sections aura les mêmes composants, tels que la paie, les frais juridiques, les dépenses informatiques et les frais de bureau.
Certaines entreprises préparent leur budget par centre de coûts. Un centre de coûts est un département plutôt qu'une division. Dans une entreprise de fabrication, il peut s'agir d'un département de fabrication ou d'un département de maintenance. Ces départements sont responsables des dépenses de fonctionnement directes et n’ont aucune implication ni aucun contrôle sur la partie de la vente ou de la génération de revenus de l’entreprise. Pour ce type de budget, il est difficile de calculer le bénéfice de chaque centre de coûts car il nécessite l'affectation de produits et de frais généraux, tels que le loyer d'un immeuble.
Un autre exemple de budget est la méthode de budgétisation descendante. Ce processus de formulation d'un budget implique la définition par la direction des objectifs et des objectifs de la direction, puis de la définition de ces objectifs et de ces objectifs par les responsables de division de l'entreprise. Les objectifs budgétaires sont dictés par la direction et les départements doivent trouver un moyen de structurer leurs budgets respectifs de manière à atteindre les objectifs et les cibles fixés par les cadres supérieurs.
Ce type de budgétisation présente un inconvénient en ce que les cadres moyens et inférieurs des divisions ne s’approprient pas le budget, car il n’a pas été créé par eux et leur a été imposé. Certains estiment que la budgétisation descendante n'est pas aussi efficace car la direction est souvent déconnectée des détails de ce qui se passe sur le terrain et des besoins opérationnels quotidiens de l'entreprise.
La budgétisation ascendante est l'inverse d'un budget descendant et commence avec les personnes sur le terrain. Chaque département est responsable de la formulation de son propre budget, et le personnel impliqué dans les opérations quotidiennes est généralement le plus au courant de tous les postes du budget des départements. Pour cette raison, les budgets ascendants ont tendance à être plus détaillés et, dans de nombreux cas, plus précis que les budgets descendants. Le budget est toujours construit en fonction d'objectifs. Cependant, même avec des détails supplémentaires, il pourrait être totalement différent des résultats réels de l'entreprise.
Défis budgétaires: un sac de sable ou un étirement?
La budgétisation n’est pas aussi facile que d’ajouter un taux de croissance ou une réduction des revenus et des dépenses, puis de faire un copier / coller pour chacun des 12 mois de l’année à venir. Un dilemme peut surgir, en particulier lorsque le budget est construit par des personnes sur le terrain. L’équipe devrait peut-être élaborer un budget comprenant des objectifs ambitieux, très optimiste mais difficile à atteindre. Ou peut-être que l'équipe devrait établir un budget avec des sacs de sable, ce qui signifie que les objectifs sont plus faciles à atteindre.
C’est un problème particulièrement délicat lorsque les employés savent que leurs primes sont liées à leur performance par rapport au budget. Cela peut également mettre à l’épreuve l’éthique de la direction, en particulier si la situation financière de l’entreprise est pire que celle de ses pairs ou de ses concurrents, le tout au nom de. employés assurant leurs primes.
Chaque approche a ses problèmes potentiels. Bien qu'il y ait quelque chose à dire de moins prometteur et de trop livrer, en revanche, fixer des objectifs ambitieux peut pousser les personnes et les équipes en dehors de leur zone de confort pour obtenir des résultats positifs inattendus ou impossibles auparavant.
Si les objectifs budgétaires sont trop exorbitants, les employés commenceront soit à ignorer le budget, soit à remettre en question l’état d’esprit des responsables, ce qui permettra d’évaluer les capacités du personnel avec précision. En outre, si le budget des recettes est impossible à atteindre et que les dépenses de fonctionnement telles que l’embauche et les salaires du personnel supplémentaire correspondent aux ventes gonflées, l’entreprise pourrait finir par dépenser trop d’argent pour des ressources sous-utilisées.
Budgets et prévisions de capital
Le budget d'investissement d'une entreprise peut interagir avec le budget de fonctionnement, mais il s'agit d'un pot d'argent complètement séparé. Le budget d'investissement décrit en détail les projets et les produits et charges associés aux projets de grande envergure ou coûteux, tels que l'achat de nouveaux équipements de production, la construction d'un nouvel entrepôt ou l'investissement dans et le lancement d'un nouveau produit. Le budget d'investissement est souvent effectué projet par projet et peut être modélisé financièrement comme un calcul de la valeur actualisée nette ou de la valeur actualisée nette, ou un calcul du taux de rentabilité interne ou du TRI.
Ces deux méthodes sont couramment utilisées et offrent aux gestionnaires un moyen d'évaluer la viabilité d'un projet, d'estimer le montant des flux de trésorerie que le produit pourrait générer, de déterminer le taux de rendement de l'investissement et de décider si oui ou non prendre le projet. Une entreprise peut effectuer deux ou trois scénarios différents de calcul de la VAN ou du TRI avec différentes hypothèses pour déterminer laquelle pourrait générer le plus grand profit pour l'entreprise.
De nombreuses entreprises ont également établi des prévisions avec leur budget de fonctionnement. Bien que cela puisse sembler faire double emploi, le budget représente ce que la société souhaite réaliser, par exemple une augmentation en pourcentage des ventes pour l’année, une certaine diminution des dépenses ou un certain nombre de personnes supplémentaires embauchées.
La prévision, en revanche, représente une idée plus proche de la réalité financière. La société crée une prévision au début de l’année, qui pourrait ressembler beaucoup au budget de janvier. Toutefois, au fur et à mesure que les résultats réels se concrétiseront, la société mettra à jour les prévisions en fonction de ce qui se passe réellement, ce qui peut ressembler ou non au budget. La prévision offre à la direction un outil pour aider à la planification à court terme et rediriger les efforts si la société semble ne pas atteindre ses objectifs budgétaires en termes de revenus ou de dépenses.
