Les entreprises utilisent un système d’information de gestion ou SIG pour rassembler, compiler et analyser des informations. Aujourd'hui, un SIG est fortement intégré aux systèmes informatiques d'une entreprise, impliquant généralement des bases de données contenant de grandes quantités de données. Si le type d’information utilisé peut varier d’une entreprise à l’autre et même d’un service à l’autre, le rôle des systèmes d’information de gestion est presque toujours le même: améliorer les opérations, les stratégies et la prise de décision.
Le rôle des SIM aujourd'hui
La quantité d'informations à la disposition de toute entreprise aujourd'hui peut être écrasante. La manière dont ces informations sont gérées et donc exploitées pour prendre de meilleures décisions dépend des buts et objectifs de votre entreprise. Tout comme il n’ya pas deux personnes qui utilisent leur téléphone cellulaire pour les mêmes choses, il n’ya pas deux entreprises qui utilisent les SIM de la même manière. Pour comprendre les fonctions des systèmes d’information de gestion dans une organisation, il est préférable de l’observer à quatre niveaux différents: transactions, opérations, gestion et stratégie.
Le rôle des SIM dans les transactions
La gestion des informations commence au niveau de la transaction, où les informations sont rassemblées et stockées. Cela implique de décider quelles informations sont suffisamment importantes pour être collectées et stockées. Par exemple, si votre entreprise vend des vêtements en ligne, vous enregistrerez probablement les informations client, y compris les noms, adresses et historique des achats. Une fois ces informations compilées, cela vous donnerait un aperçu des données démographiques et des préférences de vos clients. Toutefois, si vous avez également enregistré les éléments recherchés, les objets consultés plus de quelques secondes et les éléments retirés de leur panier, vous disposez de beaucoup plus d'informations pour vous aider à améliorer vos ventes.
Même au niveau des transactions, un SIG peut jouer un rôle vital dans votre organisation. Supposons qu'un client appelle pour se renseigner sur un article.Si le représentant du service clientèle dispose de l'historique des transactions du client, il peut plus facilement vous aider en connaissant immédiatement le nom du client, l'historique des achats et l'historique des retours. En sachant si le client appelle depuis New York ou Los Angeles, le représentant peut plus facilement prédire le temps qu’il faudra pour envoyer un article.
MIS en opérations et gestion
Avoir des informations précises et à jour peut aider toutes les opérations d'une entreprise à prendre de meilleures décisions et à ce que tout se passe bien. En sachant exactement combien de commandes ont été passées, le service de production saura combien de travail il lui reste à faire aujourd'hui.
Les informations utilisées au niveau des opérations vont souvent de pair avec de meilleures décisions de gestion. Par exemple, si le responsable de l’entrepôt sait que 500 clients ont pré-commandé un article qui doit arriver le vendredi, il peut décider de faire venir quelques travailleurs le samedi afin de réduire la charge de travail de lundi. Dans le même temps, le service de comptabilité saura qu'il y aura un afflux de trésorerie lorsque toutes les commandes de cartes de crédit de lundi seront traitées. Le service marketing sera en mesure de déterminer quelles campagnes publicitaires ont été à l'origine du gros de ces commandes et lesquelles doivent être réutilisées.
Le rôle des SIM dans la stratégie d'entreprise
Un système d’information de gestion bien optimisé peut rapporter bien au-delà des opérations et des décisions de gestion. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous pouvez consulter les achats de l’année écoulée pour déterminer les marchés à explorer. Par exemple, supposons que votre site Web vende à l’origine des robes et d’autres vêtements et que l’année dernière, vous avez commencé à proposer des chaussures à une marge bénéficiaire satisfaisante. Aujourd'hui, cependant, les robes représentent très peu de ventes et un pourcentage élevé de retours. Les ventes de chaussures ont augmenté régulièrement. Dans le même temps, vos développeurs Web ont indiqué que les "sacs à main" et les "ceintures" étaient désormais les éléments de recherche les plus populaires sur votre site Web. Sur la base de ces informations, vous disposez des informations dont vous avez besoin pour éliminer progressivement les robes et commencer à proposer ces accessoires recherchés à vos clientes.
