Les organisations sont incitées à surveiller leurs opérations de paie. En plus de la fraude qui draine des ressources, il existe des réglementations en matière de fiscalité, d’emploi et de confidentialité des données qui ont des conséquences juridiques et financières en cas de non-conformité. Les audits de paie confirment l'exactitude de la paie, identifient les liens faibles dans le traitement de la paie et garantissent que les procédures et les politiques de rémunération minimisent les risques. Ils permettent également de vérifier que les résultats des audits précédents ont été pris en compte. Qu'elles soient menées par une équipe interne ou par un cabinet d'audit externe, les listes de contrôle d'audit de la paie couvrent des catégories clés.
Vérifier les dossiers d'emploi
La paie est centrée sur le fichier principal de chaque employé et sur l'enregistrement de l'organisation du taux de rémunération attribué à un travailleur. Les facteurs pris en compte sont notamment le nombre d'employés, l'admissibilité aux prestations, le statut professionnel et les gains cumulatifs. Les audits de la paie comparent le contenu des fichiers à la paie émise, suivent les modifications et les autorisations de modifications et examinent les mesures de sécurité, telles que l'accès. Une vérification du fichier maître confirme également que seuls les employés actifs et éligibles sont payés, et examine le caractère opportun des transactions de cessation d'emploi.
Examiner les dettes salariales
Un vérificateur de la paie veut s’assurer que le salaire brut et toutes les retenues sur le salaire ont été correctement calculés. La retenue d'impôt, les cotisations de retraite, les primes de prestations et les saisies doivent être vérifiées. Les auditeurs examinent les avances sur salaire et les prêts aux employés, en notant l’existence d’une politique écrite, d’une documentation adéquate et de contrôles et contrepoids administratifs. Les primes et les commissions sont contre-vérifiées par rapport aux programmes de vente et d’intéressement, ainsi qu’aux politiques et procédures applicables. La rémunération différée, telle que les congés payés pris dans une période de paie différente, mérite également l'attention du vérificateur.
Surveiller les transactions de chronométrage
Les heures travaillées doivent être documentées, sur papier ou électroniquement, pour que les employés soient correctement payés. Les congés payés peuvent être liés aux heures de travail, ce qui nécessite une vérification de l'indemnité de maladie, des congés personnels, des congés militaires payés et des jours de vacances. L'aspect chronométrage d'une vérification de la paie révélera les trop-payés, les moins-payés et les anomalies dans les procédures d'approbation mises en place pour réduire les déclarations de temps malhonnêtes.
Vérifier les dépenses d'emploi
Les rapports de dépenses rembourrés qui gonflent les coûts salariaux et enfreignent éventuellement les réglementations d'Internal Revenue Service peuvent être découverts lors d'un audit des salaires.En plus de s'assurer que les demandes de remboursement sont conformes à la politique de l'entreprise et à la procédure d'approbation, les auditeurs de la paie vérifient les reçus et calculent le total des dépenses pour plus de précision. L'examen des comptes ou des centres de coûts correspondant aux paiements pour frais de déplacement et autres dépenses d'emploi permet de s'assurer que les états financiers présentent des valeurs exactes pour le coût des biens vendus, la main-d'œuvre et les stocks.
