Les offres contractuelles font partie intégrante du processus d’attribution de contrats privés ou publics à des entreprises admissibles. Les entreprises, agences et particuliers annoncent les projets dont ils ont besoin en affichant les exigences et en ouvrant le processus aux enchères. Les entrepreneurs qui peuvent satisfaire aux exigences du poste soumettent des offres contractuelles indiquant la manière dont ils proposent de mener à bien le projet et à quel prix. Une fois la période de soumission terminée, le contrat est attribué au plus bas soumissionnaire. Les offres contractuelles peuvent couvrir un large éventail de services, notamment les travaux de construction, les fournisseurs, l’électricité, la plomberie et les projets publics. Les secteurs de soumission contractuelle les plus importants sont ceux des administrations fédérales, des États et des administrations locales, où la loi impose généralement la possibilité de soumissionner.
Une fonction
La fonction d'une offre contractuelle est de fournir un processus d'octroi de contrat équitable. Les offres contractuelles permettent à toute entreprise en mesure de satisfaire les exigences de la société ou de l'agence offrant le contrat d'essayer de décrocher le poste sans avoir à se soucier de la partisanerie ou des pratiques concurrentielles déloyales. Les offres contractuelles permettent également à quelqu'un qui recherche un entrepreneur d'effectuer le travail au plus bas prix possible. Cela encourage la concurrence, ce qui est essentiel dans une économie de marché ouverte. En ce qui concerne les contrats des États et des contrats fédéraux, le processus permet de garder l'attribution des contrats à la portée du public et d'économiser l'argent des contribuables.
Les types
Les offres contractuelles sont conçues pour répondre aux exigences des trois types de base de propositions de contrat. Certaines offres de contrat sont scellées et d'autres sont ouvertes à la révision. Les trois types d’appel d’offres sont les suivants: Les appels d’offres (IFP) sont également appelés offres scellées et sont généralement utilisés par les entreprises ou les agences à la recherche de fournisseurs de fournitures ou de services de construction. La proposition de l'IFP contient les spécifications du contrat et les soumissionnaires doivent satisfaire à ces exigences pour pouvoir être pris en compte. Ces types d'offres contractuelles sont scellés dès leur soumission et ne peuvent pas être modifiés pendant ou après le processus d'appel d'offres. L'absence de négociation en fait une forme très concurrentielle d'adjudication de contrat dans laquelle le titulaire du contrat garde un contrôle strict sur l'ensemble du processus. La demande de prix (RFQ) est similaire à un IFP dans lequel les spécifications du contrat sont décrites de manière détaillée dans la proposition. Cependant, avec une demande de prix, les soumissionnaires sont autorisés à rencontrer l'entreprise ou l'agence avant de soumettre une offre afin de poser des questions ou de discuter de diverses questions. Ces offres sont parfois ouvertes à la révision et à la modification après avoir été soumises. Une demande de proposition (DP) est une proposition de contrat qui est généralement utilisée pour un service spécialisé dans lequel un titulaire de contrat a du mal à estimer un montant spécifique. La société ou l’agence qui offre le contrat donne une idée générale des services qu’elle recherche dans sa proposition initiale. Les soumissionnaires sont généralement tenus d'assister aux réunions préalables à la soumission où les exigences du contrat sont discutées et définies. Le soumissionnaire du contrat soumet une offre contenant les spécifications du projet et fixant le montant en dollars. Les offres de contrat RFP sont souvent ouvertes à la renégociation pendant le processus de contrat et après l'attribution du contrat.
Plage de temps
La plupart des procédures d'appel d'offres impliquent des délais pouvant aller de quelques semaines à quelques mois. La procédure d'appel d'offres habituelle est la suivante: 1. La proposition est publiée, généralement dans les journaux ou sur un site Web. Les propositions peuvent être annoncées pour une semaine ou un mois. La proposition contient les spécifications du contrat et fournit des instructions sur la manière d'obtenir un package de proposition. 2. Les entreprises soumettent leurs propositions de contrat. Parfois, une conférence préalable à la candidature est requise, permettant aux deux parties de se rencontrer et de discuter des détails du contrat. 3. Les offres sont ouvertes à une date prédéterminée. Ils sont lus et le contrat est attribué à l'offre qui correspond le mieux aux exigences de la proposition au prix le plus bas. Le soumissionnaire retenu est ensuite notifié généralement par le biais d'une lettre d'attribution de contrat.
Considérations
Il y a beaucoup de choses importantes dont il faut tenir compte lors de la préparation d'une offre de contact. La première chose à considérer est de savoir comment le profil d’entreprise du soumissionnaire correspond aux besoins du client potentiel. Par exemple, la plupart des agences gouvernementales fédérales et nationales considèrent les offres soumises par des entreprises appartenant à des femmes ou à des minorités avant d'autres soumissionnaires. Ils prennent également en compte les entreprises ayant une importante main-d'œuvre minoritaire et les entreprises des zones géographiques désignées zones de développement économique. Parmi les autres éléments à prendre en compte lors du dépôt d'une offre, citons: les équipements pouvant être achetés ou la valeur d'amortissement des équipements déjà possédés, les calendriers de paiement, le coût de la main-d'œuvre, y compris la masse salariale, les taxes et les avantages, les frais généraux, le coût du cautionnement et les bénéfices. marge. Presque tous les ensembles d'enchères contractuelles doivent contenir ces éléments, généralement dans une feuille d'enchères détaillée. Un autre formulaire inclus dans la plupart des offres contractuelles est une allocation de travail supplémentaire et de modifications. Dans ce formulaire, le soumissionnaire doit prendre en compte ce qui se passe si des travaux supplémentaires nécessaires à la réalisation du projet ne sont pas décrits dans la proposition initiale. Le soumissionnaire doit établir un plan qui fournira une estimation approximative du coût et du temps, si un tel événement se produit ou si des modifications de dernière minute sont soudainement nécessaires.
Attention
Dans la plupart des situations d'adjudication de contrat, le contrat le plus bas se voit attribuer le contrat. Cependant, entrant dans le processus de candidature pour la première fois, de nombreux soumissionnaires commettent souvent l'erreur de sous-soumissionner. Cela peut entraîner une perte d’argent pour la société ou son incapacité à satisfaire aux exigences du projet. Les soumissionnaires doivent examiner attentivement le coût du contrat en main-d'œuvre et en fournitures, tout en tenant compte de la marge bénéficiaire. Une façon d'éviter la sous-offre consiste à rechercher combien d'autres entreprises facturent des services similaires. Dans le cas de marchés publics, les agences sont tenues d'afficher les contrats antérieurs, ce qui permet aux entreprises de voir combien d'autres entreprises ont soumissionné pour des contrats similaires.
