Dans la comptabilité d'exercice, des écritures d'ajustement de journal sont nécessaires car l'échange de trésorerie n'a pas toujours lieu au moment où vous achetez un article, fournissez des services ou effectuez une dépense. Les écritures d’ajustement sont complétées à la fin d’une période comptable et aident à donner une image plus précise de la situation financière d’une entreprise. Ces écritures comprennent les charges à payer et les actifs, ainsi que les charges et produits reportés.
Revenus accumulés
Les produits à recevoir incluent les articles ou services que vous avez livrés ou exécutés mais pour lesquels vous n'avez pas encore reçu de paiement. Lorsque vous facturez le travail que vous avez effectué à votre client, vous démarrez le processus de comptabilisation des revenus que vous avez gagnés. Vous constaterez ces produits en enregistrant l'écriture de correction des produits à recevoir, en débitant le compte à recevoir et en créditant le compte des produits. Lorsque vous recevez un paiement, vous ajustez ensuite votre journal en débitant de l’argent liquide et en créditant le compte client à recevoir.
Revenu non gagné
Les produits non gagnés, ou produits différés, correspondent aux sommes que vous recevez pour des services que vous n'avez pas encore rendus ou des éléments que vous n'avez pas encore livrés. Les produits non gagnés sont comptabilisés à titre de passif jusqu'à la livraison de l'article ou la prestation du service. Par exemple, lorsque votre client vous verse un dépôt pour les services que vous rendrez au cours de la prochaine année, vous débiterez de l’argent liquide et créditerez votre compte des revenus non gagnés. Chaque mois, au fur et à mesure que vous gagnez la partie mensuelle du dépôt, vous préparez ensuite une écriture de journal de régularisation en débitant le compte des revenus non acquis et en créditant le compte des revenus.
Dépenses accrues
Les charges à payer ou charges à payer sont des dépenses que vous engagez mais pour lesquelles vous n'avez pas émis de paiement. Les charges à payer comprennent le loyer que vous devez pour votre bureau, les intérêts sur vos emprunts commerciaux et les revenus de vos employés que vous n’avez pas encore payés. Pour comptabiliser une charge à payer, préparez une écriture de journal en ajustant le compte de charges applicable et en créditant le compte de contrepartie correspondant. Lorsque vous effectuez des paiements, annulez la saisie en débitant de l’argent liquide et en créditant le compte des charges à payer.
Frais payés d'avance
Également appelées frais reportés, les frais payés d’avance comprennent les frais que vous payez mais que vous engagez à une date ultérieure. Votre prime d'assurance est un exemple de dépense payée d'avance. Vous payez le coût annuel de votre police, mais vous reconnaissez chaque mois la portion mensuelle de votre paiement. Lorsque vous payez une dépense par anticipation, vous débitez le compte de dépenses applicable et créditez les espèces. Lorsque vous préparez vos écritures d'ajustement mensuelles dans votre journal, vous devez alors débiter le compte de dépenses applicable et créditer le compte de dépenses payées d'avance.
