La comptabilité est importante pour les entreprises en tant que moyen de documenter l'activité financière et d'apprendre des chiffres. Votre entreprise a besoin d'une comptabilité de base pour déclarer son revenu sur des formulaires fiscaux et garder une trace des fonds entrants et sortants de vos comptes bancaires. Mais les informations comptables fournissent également des informations précieuses sur les opérations, indiquant les tendances et les opportunités susceptibles de rendre votre entreprise plus rentable. Les agences de déclaration fiscale exigent que vous teniez des livres à un niveau minimum permettant de suivre les revenus et les dépenses. Mais si vous êtes motivé et intéressé, vous pouvez pousser vos processus comptables à un niveau totalement différent et les utiliser pour créer une entreprise plus intelligente et plus viable financièrement.
Types de besoins en comptabilité des entreprises
Suivi des revenus et des dépenses: Votre entreprise est tenue de remplir des formulaires fiscaux basés sur le revenu brut et le revenu net. Les taxes d'accise nationales et locales sont calculées en pourcentage des recettes. Les impôts sur le revenu par ville, par État et par gouvernement fédéral sont basés sur votre bénéfice net après soustraction des dépenses déductibles du revenu brut. Pour calculer correctement ces montants, votre entreprise doit suivre et additionner les recettes brutes comme base des chiffres des recettes, et additionner toutes les dépenses comme base des déductions des entreprises. Lorsque vous déclarez des revenus bruts, vous devez ventiler vos revenus en catégories telles que grossiste et grossiste. Lors du calcul du bénéfice net pour les impôts sur le revenu, vous devez également diviser les dépenses en catégories, telles que les matériaux, la masse salariale, le loyer, les services publics et les frais d’auto.
Comptabilité de la paie: En plus de calculer le montant à payer à chaque employé en fonction du salaire ou des heures travaillées, votre entreprise doit également retenir et payer les impôts de la sécurité sociale, de l'assurance-maladie et de vos employés, ainsi que les cotisations correspondantes de l'employeur à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie. Vous devrez également verser une assurance chômage et une assurance industrielle dans les fonds de votre État, en fonction de la durée de travail de vos employés et de leur salaire. Votre entreprise aura besoin d'un système de comptabilité de la paie complet et à jour pour garder une trace de ces chiffres, pour payer toutes les taxes sur la masse salariale et pour produire tous les rapports de taxe sur la masse salariale à leur échéance.
Comptabilité des flux de trésorerie: Votre système de comptabilité devrait également inclure des outils permettant de suivre la disponibilité et les besoins en espèces. Si vous utilisez un système de comptabilité de caisse, vos chiffres hebdomadaires et mensuels vous donneront une idée assez précise du montant de vos entrées et sorties. Si vous utilisez le système de comptabilité d'exercice, vous pouvez enregistrer une vente en tant que produit avant que vous ne l'ayez réellement payée. Vous avez donc besoin d'un autre moyen de surveiller la disponibilité des liquidités. Que vous utilisiez un système de paiement en espèces ou une comptabilité d'exercice, vos flux de trésorerie pourraient également ne pas être directement liés aux revenus et aux dépenses déclarés si vous remboursez des prêts ou si vous amortissez du matériel que vous avez déjà acheté.
Bilans: Un bilan est un instantané de votre situation financière à un moment donné. Il comprend des informations sur ce que vous possédez et sur ce que vous devez. Votre liste d'actifs comprendra les espèces à la banque, le matériel que vous avez acheté moins le montant qu'il a amorti et les comptes débiteurs ou les sommes qui vous sont dues pour les ventes que vous avez déjà réalisées. La liste des passifs de votre bilan comprendra les soldes dus sur les prêts et les cartes de crédit, ainsi que les dettes à plus court terme que vous avez accumulées, telles que les comptes fournisseurs et les factures de services publics en souffrance. En soustrayant votre passif de vos actifs, votre bilan affiche la valeur nette actuelle de votre entreprise. Lorsque vous créez des bilans au fil du temps, vous pouvez voir comment vos revenus et vos dépenses ont joué et créé une richesse ou une dette.Un bilan indique également combien de votre valeur nette est liquide et combien d'actifs qui ne fournissent pas de liquidités immédiatement disponibles.
Rapports opérationnels: Outre les rapports comptables que les agences fiscales et les prêteurs sont tenus de produire pour votre entreprise, vous pouvez créer des rapports personnalisés qui suivent tout, de la valeur en dollars du produit que votre ligne fabrique en une heure aux chiffres des ventes de chacune de vos ventes. personnel. Ces chiffres sont essentiels pour prendre des décisions stratégiques. Ils peuvent vous aider à identifier les aspects de votre entreprise qui génèrent le plus grand profit et méritent le plus d'être nourris. Ils peuvent également attirer votre attention sur des difficultés qui peuvent être corrigées, telles que des aspects de la production qui prennent trop de temps et coûtent trop cher.
Comment les entreprises peuvent faire de la comptabilité
Votre entreprise peut soit faire votre comptabilité en interne, soit faire appel à un professionnel externe pour vous aider dans le processus. De nombreuses entreprises utilisent une combinaison de ces deux approches, le personnel interne effectuant certaines tâches telles que la comptabilité de base, puis passant un contrat avec un comptable externe pour compléter les taxes annuelles.
La comptabilité interne offre l’avantage de disposer de quelqu'un qui connaît votre entreprise en profondeur et qui enregistre vos revenus et vos dépenses. Un comptable très impliqué dans votre entreprise sera en mesure d'identifier et de classer par catégorie les éléments figurant sur les reçus, en déterminant s'il s'agit d'articles inclus dans le coût des produits vendus ou des fournitures dont vous avez besoin pour l'organisation en coulisses. Cependant, un comptable interne peut ne pas avoir l'expertise professionnelle qu'un étranger peut apporter au mélange. Ces connaissances sont utiles pour créer des systèmes tels que la configuration initiale de la comptabilité, ainsi que pour saisir des nuances telles que des dépenses qui ne sont pas légitimement déductibles.
Un comptable externe peut apporter de l'expérience et de la perspective aux processus comptables de votre entreprise. En tant que professionnel, ce comptable a probablement consulté les livres de nombreuses entreprises et peut vous montrer comment mettre à jour vos systèmes afin qu'ils fournissent les informations dont vous avez besoin et puissent être compris par d'autres professionnels tels que les banquiers et les auditeurs des impôts. Cependant, un tiers peut ne pas être aussi efficace qu'un initié pour comprendre le fonctionnement de votre entreprise et les informations qui pourraient vous être les plus utiles. Par exemple, votre comptable ne comprendra probablement pas les types d’inventaire que vous possédez du point de vue d’un marchand. Toutefois, il peut être essentiel de disposer d'informations sur la manière dont les différentes catégories de marchandises évoluent pour affiner vos achats.
Types de logiciels de comptabilité pour les entreprises
Logiciel de comptabilité en ligne: Les programmes de comptabilité en ligne vous offrent l’avantage de synchroniser votre système de comptabilité avec vos comptes bancaires. Cette approche facilite la saisie des transactions en les trouvant simplement dans les flux de votre banque, puis en cliquant sur les bons boutons. Cette fonctionnalité réduit la possibilité que vous manquiez une dépense, comme vous le feriez si vous commenciez avec des reçus en papier et en perdiez un. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité en ligne vous permet également d'accéder à votre programme de comptabilité à partir de n'importe quel ordinateur, sans avoir à utiliser votre propre bureau. Toutefois, les programmes de comptabilité en ligne prennent plus de temps que les versions de bureau pour traiter chaque transaction, et cette période s’ajoute lorsque vous effectuez des dizaines d’écritures. En outre, la mise en correspondance des recettes avec les flux bancaires peut être lente et fastidieuse. Cette étape est nécessaire si un achat unique inclut des articles appartenant à plusieurs catégories telles que les matériaux et les fournitures. QuickBooks est le logiciel de comptabilité en ligne le plus populaire et le mieux coté. Xero est très apprécié des utilisateurs de Mac et Zoho convient particulièrement bien aux très petites entreprises.
Logiciel de comptabilité de bureau: Bien que les programmes de comptabilité en ligne gagnent en popularité, les versions de bureau offrent toujours des avantages pour de nombreux utilisateurs. Vous pouvez acheter un programme de comptabilité de bureau avec un achat unique, tandis que les programmes en ligne facturent des frais mensuels courants. Lorsque vous utilisez un programme de bureau, toutes vos informations sont facilement disponibles sur votre propre ordinateur, plutôt que dans le cloud, là où elles sont vulnérables aux problèmes de sécurité et aux pannes système généralisées. Les systèmes de comptabilité de bureau ont tendance à être beaucoup plus simples que les systèmes en nuage, ce qui facilite la localisation et l'identification des erreurs et des incohérences. En raison de leur simplicité relative, les systèmes de bureau sont également plus faciles à adapter aux besoins individuels de votre entreprise.
Systèmes de comptabilité personnalisés et manuels
En réalité, vous n'avez pas du tout besoin de logiciel de comptabilité si votre entreprise est petite et vos besoins simples. Vous pouvez concevoir des feuilles de calcul avec Excel ou Google Sheets qui vous permettent de suivre et d’ajouter les variables que vous devez connaître, telles que les dépenses catégorisées et les revenus en cours. Ces programmes vous aideront à conserver et à organiser vos informations de la manière qui convient le mieux à votre entreprise. Les feuilles de calcul maison créent des systèmes comptables parfaitement légitimes tant qu'ils vous indiquent ce que vous devez savoir pour payer vos impôts et comprendre vos opérations. Par exemple, vous pouvez configurer un système de paie qui enregistre les heures consacrées à des tâches spécifiques telles que la production. Vous pouvez ensuite utiliser ces chiffres pour calculer la valeur moyenne en dollars d'un produit fabriqué par heure de production et suivre l'évolution de ce chiffre, semaine après semaine.
Mais vous n'avez même pas besoin d'un ordinateur pour faire de la comptabilité d'entreprise. Il est parfaitement légitime de conserver des grands livres manuscrits, comme le font les propriétaires d'entreprise depuis des siècles. Les magasins de fournitures de bureau vendent des livres de comptabilité avec des colonnes de taille appropriée. Vous pouvez les utiliser pour répertorier et classer les revenus et les dépenses. Avec un système de comptabilité manuelle, vous devez additionner tous les chiffres à la main, ce qui augmente considérablement le temps que vous passez à la comptabilité. Toutefois, les systèmes de comptabilité manuelle ne sont pas vulnérables aux problèmes informatiques et aux risques de perte de données que vous rencontrez avec les systèmes informatisés. Certes, votre maison risque de brûler et de perdre votre grand livre, mais les défaillances matérielles sont considérablement plus courantes que les incendies de maison.
Comptabilité à entrée unique ou comptabilité à double entrée
Si votre entreprise est petite et relativement simple, vous pouvez également choisir entre la comptabilité en une et deux entrées. Un système à entrée unique suit simplement ce que vous avez dépensé et gagné, et calcule ces sommes. Si vous utilisez un grand livre manuscrit ou si vous avez créé vos propres feuilles de calcul, vous utilisez probablement une comptabilité en une entrée. Un système à double saisie synchronise vos informations comptables avec vos comptes bancaires et d'autres informations pertinentes pour votre bilan. Chaque fois que vous constatez que votre société a généré des revenus, vous créez (ou votre logiciel de comptabilité en fera) une entrée correspondante indiquant où cet argent apparaît dans votre entreprise, par exemple dans un compte bancaire particulier. De même, chaque fois que vous payez une dépense, un système à double entrée indique la manière dont votre entreprise a dépensé cet argent. Il n’existe aucune obligation légale de conserver un système de comptabilité en partie double. Toutefois, si vous conservez des livres en entrée simple, vous devez développer un moyen de comparer et de rapprocher votre système de comptabilité de vos actifs actuels.
Choisir le bon système de comptabilité
Il n’existe pas de système comptable adapté à chaque entreprise. Lorsque vous choisissez comment configurer les livres de votre entreprise, déterminez le type d'informations dont vous avez le plus besoin et les ressources que vous êtes prêt à consacrer à leur obtention. Si vous détestez travailler avec des chiffres qui vous semblent à peine compréhensibles, faites appel à un professionnel externe, mais essayez quand même d'apprendre autant que possible pour comprendre les rapports que vous recevez. Si vous avez le temps et l'intérêt, faites autant de comptabilité que possible. Les informations que vous compilerez seront pertinentes et utiles et vous permettront de mieux comprendre comment votre entreprise peut connaître le plus de succès.
