Lorsque vous exploitez une entreprise, vous devez parfois dire non à un client, à un fournisseur ou à un associé. Le faire de manière professionnelle peut aider à conserver de bonnes relations.
Présentation de lettre professionnelle
Composez votre lettre sur du papier à en-tête ou du papier à lettres de la société et envoyez-la de la personne la plus appropriée de votre organisation. S'il existe un numéro de réclamation client, un numéro de commande ou un compte à référencer, incluez-le dans votre correspondance.
Énoncez votre cas
Dirigez avec une note positive, par exemple en remerciant le client pour sa demande, puis allez droit au but. Par exemple, «Merci pour votre patronage et votre lettre récente concernant l’état de la garantie sur votre caméra vidéo modèle XYZ. Après des recherches approfondies, nous constatons que nous ne sommes pas en mesure d’honorer la garantie de votre caméra vidéo comme demandé. ”
Sauvegardez votre justification
Donnez une raison spécifique pour laquelle vous refusez la demande d'un client. Par exemple, citez la politique de la société, examinez les points saillants du cas ou résumez autrement ce qui se cache derrière votre décision. Inclure des pièces jointes si nécessaire, telles que des copies de contrats, garanties ou autres documents qui appuient votre position. Par exemple, «Comme vous le verrez dans le contrat de garantie ci-joint, cette politique de service complet était en vigueur pour les 12 premiers mois de propriété. Selon nos informations, vous avez acheté votre appareil photo il y a trois ans, ce qui rend la demande d'aujourd'hui injustifiée."
Offrir un compromis
Dans certains cas, il n’ya aucune possibilité de compromis ou d’agrandissement d’une branche d’olivier, mais si vous souhaitez conserver les activités du client plus tard, offrez une sorte de concession pour aider à atténuer les conséquences. Par exemple, «Nous aimerions vous offrir un rabais de 25% sur l’achat d’une nouvelle caméra vidéo» ou «Ci-joint, veuillez trouver une carte-cadeau de 50 $ échangeable contre tout achat d’électronique dans notre magasin».
Autres types de refus
Dans le cadre de la gestion de votre entreprise, vous devrez peut-être refuser les conditions des contrats avec les fournisseurs, refuser aux employés la demande de congés annuels ou autrement écrire de la correspondance professionnelle à d'autres partenaires commerciaux. Suivez les mêmes directives générales décrites ci-dessus, en adaptant la lettre à la situation spécifique.
Conseils
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Refus de contrat: «Merci de m'avoir donné l'occasion de renouveler notre contrat avec ABC Refuse Removal. En raison de l'augmentation récente de vos frais, nous avons choisi de faire appel aux services d'un autre fournisseur."
Demandes des employés: «Votre demande de congés payés au cours de la dernière semaine de décembre est refusée car cette semaine est interdite pour tous les employés en raison de l'inventaire de fin d'année.
Invitations de collègues: «Merci de m'avoir invité à siéger à votre conseil d'administration. Malheureusement, un certain nombre d'engagements professionnels antérieurs m'ont empêché d'assumer de nouveaux rôles pour le moment."
Envelopper
Terminez votre lettre en exprimant votre gratitude pour la relation existante, puis en l'invitant à approfondir la question si nécessaire. Par exemple, «Merci pour votre entreprise.Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cette question plus à fond, n'hésitez pas à me contacter directement."
