Les agences gouvernementales, les organisations à but non lucratif et certaines entreprises peuvent avoir une politique qui vous empêche d'accepter des cadeaux. Si un cadeau vous est offert et que vous souhaitez ou devez le refuser, vous pouvez écrire une lettre à la personne pour lui expliquer pourquoi vous ne pouvez pas l'accepter. Si vous expliquez la raison du refus du cadeau, le donneur peut comprendre plus clairement pourquoi vous l'avez refusé. En offrant cette courtoisie, cela peut aider la personne à éviter de se sentir rejetée ou irrespectée.
Adressez la lettre sur le papier à en-tête de votre entreprise ou organisation. Indiquez la date, le nom, le titre, le nom de l'entreprise et l'adresse de la personne qui vous a envoyé le cadeau. Commencez la lettre en écrivant "Cher Monsieur ou Madame" et inclure le nom de famille de la personne dans la salutation.
Remerciez le donateur pour la gentillesse du cadeau qu'il a préparé ou acheté pour vous. N'embarrassez pas le donateur, choisissez donc des mots qui témoignent de votre véritable gratitude. Par exemple, vous pouvez écrire: "J'ai été agréablement surpris de recevoir le cadeau bien pensé que vous avez envoyé." Si le cadeau était quelque chose d'inapproprié ou de laisser supposer un message sexuel, écrivez simplement: "Merci pour la réflexion que vous avez affichée en envoyant moi ce cadeau."
Expliquez que vous ne pouvez pas accepter le cadeau. Montrez votre regret en expliquant que vous devez refuser le cadeau. Incluez la raison pour laquelle vous ne pouvez pas l'accepter. Utilisez un travail qui évite de mettre la personne mal à l'aise.
Soyez direct, mais poli. Si vous avez par exemple reçu un tableau coûteux, écrivez: "Merci pour votre cadeau bien pensé, il est magnifique. Je suis désolé, mais je ne peux pas accepter un cadeau d'une telle valeur."
Expliquez que vous l'avez retourné ou le retournerez. Inclure une phrase qui explique la façon dont vous envisagez de retourner le cadeau.
Conseils
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Une lettre qui refuse un cadeau est une question de courtoisie. Cela peut vous aider à maintenir des relations positives avec vos clients, tout en respectant les normes de votre organisation en ce qui concerne ces éléments.
Attention
Si la personne qui envoie le cadeau vous a fait des avances inappropriées avec le cadeau ou à d'autres moments, vous devez en discuter avec votre professionnel des ressources humaines ou votre responsable.
