Développer un système de gestion de fichiers complet pour votre restaurant vous aide à gérer les employés et les affaires. Les systèmes de double classement sont efficaces, en particulier si les fichiers sont stockés en ligne. Les fichiers peuvent être stockés dans un emplacement facile à trouver, comme un classeur de bureau, et les dossiers personnels et financiers sensibles peuvent être sauvegardés. Un système de classement physique sur support papier doit être sélectionné en fonction du volume d'informations archivées, tandis qu'un système de classement en ligne offre davantage d'options.
Sélectionnez un système de classement
Les fichiers stockés en ligne peuvent être divisés en catégories confidentielles et ouvertes. Un mot de passe protège les informations sensibles telles que les données financières ou les fichiers des employés. Les fichiers auxquels les employés doivent accéder régulièrement peuvent être stockés dans un dossier partagé sous des en-têtes spécifiques tels que vendeurs, fournisseurs et maintenance. Les fichiers stockés dans une armoire peuvent être classés par sujet, ou pour les fichiers volumineux, par sujet avec une subdivision par catégorie. Par exemple, un fichier de fournisseur peut avoir des fichiers alphabétiques individuels identifiant les noms de fournisseurs ou leurs sociétés.
Financiers
Développer un système de classement permettant un accès facile aux rapports financiers est essentiel pour les activités quotidiennes, ainsi que pour les rapports comptables mensuels, trimestriels et annuels, ainsi que pour la préparation des comptes annuels et des déclarations fiscales. Les informations financières doivent être stockées dans un emplacement sécurisé, tel qu'une boîte postale ou dans un fichier informatique protégé par mot de passe. Les documents comprennent les comptes créditeurs et débiteurs, la masse salariale, les emprunts et les lignes de crédit, les audits internes et externes, les enregistrements fiscaux et les reçus quotidiens. Classer les fichiers dans les échéanciers de sorte que ceux que vous référencez régulièrement, tels que les registres de ventes quotidiens, soient facilement accessibles et que ceux que vous consultez périodiquement, tels que les rapports trimestriels, se trouvent à l'arrière du classeur.
Emploi
Organisez les demandes d'emploi vierges et complétées, le matériel d'orientation et de formation, les horaires de travail et les comptes écrits des rapports, plaintes ou réprimandes des employés. Ce dernier est utile si un employé dépose un grief en matière de licenciement, de discrimination ou de harcèlement. Si les dossiers d'un employé contiennent des enregistrements de santé et des numéros de sécurité sociale, catégorisez les fichiers par ordre numérique et stockez la clé numérique dans un emplacement différent.
Vendeurs
Divisez les fichiers des fournisseurs en catégories d’aliments, de boissons, de bières, d’alcools et de restaurants. Inclure des fichiers individuels pour les fournisseurs actuels et potentiels. Les fichiers doivent inclure des copies des contrats, des formulaires de commande, des reçus, des structures de prix, des calendriers de livraison, des noms de contacts et des numéros de téléphone. Vous pouvez stocker des fichiers de fournisseurs à proximité d'une porte de livraison ou dans le bureau du responsable pour pouvoir vous y référer facilement.
Assurance
Les fichiers d’assurance doivent inclure des copies des polices ainsi que le nom et les coordonnées de l’agent d’assurance représentant chaque police. Inclure un tableau de renouvellement pour indiquer quand les politiques doivent être examinées. Conservez une copie des dossiers d’assurance hors site en cas d’urgence.
Bâtiment et maintenance
Que le restaurant soit possédé ou loué, conservez un fichier pour les enregistrements de maintenance et de réparation. Inclure une liste des fournisseurs de services de nettoyage, d’élimination des déchets, de recyclage, de maintenance générale, de plomberie et de réparation électrique. Stockez les informations pour la maintenance des jeux vidéo, des juke-box ou des distributeurs automatiques. Tout comme les fichiers des fournisseurs, les numéros de contact de maintenance et d'urgence doivent être situés dans un endroit facilement accessible pour tous les employés, tels qu'un poste d'hôtesses, un comptoir de caisse, derrière le bar ou dans la cuisine.
Santé et sécurité
Tenir un dossier consacré à la documentation sur la santé et la sécurité. Cela inclut une copie des rapports et des citations du service de santé du restaurant, des règles écrites concernant les mesures de santé des employés, telles que le lavage des mains, l’utilisation de gants et de filets à cheveux, ainsi que des instructions détaillées pour la désinfection de l’équipement. Inclure également la documentation des procédures liées à la manipulation, la préparation et la conservation des aliments. Faites des copies des règles et règlements pertinents et affichez-les aux endroits appropriés où les employés sont sûrs de les voir.
Blessure et incident
Créez un fichier pour inclure les rapports de blessures liées aux employés et aux clients. Documenter les témoins de chaque événement et fournir autant de détails à l'appui que possible, y compris la cause de la blessure, les mesures prises à la suite de la blessure et le résultat. Joignez des copies des rapports de police si les autorités sont convoquées au restaurant pour une raison quelconque.
