Créer un organigramme est le moyen le plus simple d’illustrer un processus.Le diagramme de flux vous permet de décomposer n'importe quel processus en tâches, tâches ou activités individuelles et de les afficher de manière à montrer les relations logiques qui les unissent. Vous pouvez créer un diagramme à la main ou à l'aide d'un programme informatique conçu pour créer des diagrammes. Parfois, il est utile d'essayer les deux méthodes.
Articles dont vous aurez besoin
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Grand papier de rédaction
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Notes autocollantes
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Marqueurs
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Logiciel de traçage ou d'écriture sur ordinateur
Déterminez le processus que vous tracez. Organisez une séance de remue-méninges et identifiez le nom du processus, les fonctions, les personnes ou les départements impliqués dans le processus et les étapes à suivre.
Dressez la liste des fonctions, des départements ou des personnes concernés à gauche d’une grande feuille de papier. Écrivez chacune des étapes sur un post-it ou un post-it. Pour les étapes montrant un point de décision - une étape du processus qui pose une question nécessitant habituellement une réponse affirmative ou négative - inclinez les notes en forme de losange et écrivez la question dessus. La réponse déterminera la direction que prendront les prochaines étapes dans les organigrammes.
Placez les notes sur le papier à droite de la liste des fonctions, des personnes ou des départements. Déplacez-les pour qu'ils soient dans le bon ordre et connectez-les avec des lignes et des flèches indiquant la direction du flux. Assurez-vous que le processus avance, sans revenir en arrière.
Examinez le tableau pour détecter d'éventuelles déconnexions - zones où les étapes ne fonctionnent pas ou où le processus doit être amélioré ou revu pour éviter les retours en arrière. Vous pouvez améliorer le processus en modifiant, en ajoutant ou en soustrayant des étapes pour rendre le processus plus fluide.
Utilisez un programme de dessin sur ordinateur ou un programme d’organigramme spécifique pour créer les étapes, les lignes et les flèches correspondant à l’organigramme que vous avez dessiné à la main. Tapez les étapes et les questions de décision dans les différentes formes pour les étapes de l'organigramme.
Conseils
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Dans la plupart des cas, vous pouvez vous fier à trois ou quatre symboles ou formes simples pour couvrir la plupart des types d'événements d'un organigramme. Les formes les plus simples sont des rectangles pour les marches et des diamants pour les points de décision.
