Générer et envoyer des factures peut prendre beaucoup de temps. Cependant, ce processus ne doit pas être ignoré ou ignoré. Une facture bien conçue aide une entreprise à être payée et offre une protection juridique aux deux parties. Si vous avez déjà été audité par Internal Revenue Service, votre système de facturation peut justifier vos revenus déclarés.
Notions de base sur la facture
Lorsqu'un fournisseur veut être payé pour des biens ou des services, il envoie une facture. Une facture est un document qui détaille les composants financiers d'une transaction commerciale. Une facture comprend le nom et les coordonnées de l'acheteur et du vendeur, une description des services ou biens rendus, le coût par article et le montant total dû. Les factures comprennent généralement également une date d'échéance de paiement, un numéro de facture et un mode de paiement préféré.
Se faire payer
Les factures aident une entreprise à être payée intégralement et à temps. Il peut être difficile d’être payé sans une facture en bonne et due forme. Les entreprises exigent généralement la réception d'une facture détaillée avant de débourser les paiements. Les conditions de paiement peuvent aider une entreprise à recouvrer rapidement ses créances. Par exemple, une entreprise peut dire que le paiement est dû à la réception, dans les 30 jours suivant la réception ou dans les 60 jours. Le fait d’inclure une politique de facturation tardive sur une facture - par exemple, que les retards de paiement sont soumis à des frais de 20 $ - peut également aider à garantir un paiement rapide.
Établissement des droits légaux
Les factures prouvent que les produits et services sont livrés et établissent le droit de l'entreprise au paiement. Dans le cas où un client ne paie pas, une entreprise peut utiliser des contrats et des factures pour démontrer légalement à un tribunal que le paiement lui est dû. De même, la société peut conserver des copies des factures et des montants versés aux entrepreneurs et aux fournisseurs afin d’établir qu’elle a rempli son obligation contractuelle de paiement.
Preuve d'audit
Même si vous faites tout bien, il est toujours possible que votre entreprise soit auditée par l'IRS. Au cours d'une vérification, l'IRS souhaite s'assurer que vous avez correctement déclaré tous les revenus que vous avez reçus au cours de l'année. Si vous avez un système organisé de factures numérotées séquentiellement, l'IRS est plus confiant que vous avez déclaré le revenu complètement et correctement. Si les factures sont irrégulières ou inexistantes, il vous incombe de prouver que vous ne cachez aucun revenu.
