Rédiger une lettre commerciale interne implique de comprendre votre public et de vous concentrer sur un objectif particulier. Peu importe le sujet, les considérations d'audience et de ton sont cruciales pour éviter les conflits, la confusion et la désinformation. Pour assurer le succès, suivez une structure, incluez tous les détails nécessaires et relisez-le soigneusement. Il peut souvent être utile de vous donner du temps entre la rédaction de la lettre et la révision finale afin de maintenir l’objectivité et de produire le texte le plus efficace. Par conséquent, une planification minutieuse et une gestion du temps sont deux aspects importants du processus de rédaction.
Créer une salutation appropriée
Créez une salutation appropriée pour ouvrir la lettre avec un ton approprié. Utilisez "Cher", "Salutations" ou "Bonjour" pour ouvrir la lettre et faire preuve de respect et d'empathie pour le lecteur. Par exemple: "Chers collègues."
Créer une introduction. Dans l’introduction, incluez des informations sur le sujet de la lettre afin que le lecteur comprenne à quoi s’attendre. Votre introduction pourrait ressembler à ceci:
Vous êtes nombreux à vous demander quand la construction de notre nouveau garage de stationnement sera terminée. J'ai le plaisir de vous informer que la construction devrait être achevée d'ici la première semaine d'avril.
Rédigez un paragraphe de corps efficace et organisez-le visuellement pour garder le lecteur actif.
Le paragraphe body contient le plus d'informations, donc l'organisation est particulièrement importante. Utilisez des puces, du texte en gras ou d'autres techniques pour mettre en évidence des informations cruciales.
Fermez la lettre avec une fin de bonne volonté. Cela implique d’établir un ton approprié avec le lecteur en le remerciant de son temps. Cela implique également l'inclusion des informations nécessaires au cas où le lecteur aurait d'autres questions. Par exemple:
Merci pour votre temps et votre patience. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter la direction à l'adresse e-mail indiquée ci-dessous.
Imprimez la lettre et relisez-la pour déceler les erreurs. Trouver des fautes d'orthographe, des erreurs de ponctuation ou des erreurs grammaticales. Utilisez le dictionnaire et le dictionnaire des synonymes pour réviser les mots difficiles ou la voix passive et éviter les répétitions.
Conseils
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Lorsque vous écrivez en interne, n'oubliez pas que votre document peut être lu et lu par n'importe qui dans l'entreprise. Par conséquent, veillez à ce que les informations soient équilibrées, objectives, accessibles et non sexistes.
Attention
Même si vous connaissez bien vos partenaires commerciaux ou vos collègues, évitez de donner un ton informel ou familier à l’écriture. Produire un document avec une longue durée de vie est important dans la communication écrite, et les mots et les phrases simples peuvent être mal interprétés.
