Avec autant d'options de personnalisation du logiciel de comptabilité QuickBooks, il peut être déroutant de faire la différence entre les partenaires commerciaux, les clients et les fournisseurs. QuickBooks définit un fournisseur comme une personne auprès de laquelle vous achetez un produit ou un service. C'est à vous de définir et de classer les fournisseurs plus en catégories en fonction des besoins de votre entreprise.
Ajout de vendeurs
Utilisez la fonction QuickBooks Vendor List pour conserver des informations sur les entreprises et les personnes avec lesquelles vous faites affaire. Ajoutez un nouveau fournisseur à la liste en cliquant sur l'icône "Centre des fournisseurs". Sélectionnez l'option "Nouveau fournisseur" dans le coin supérieur gauche et entrez le nom, les informations de contact et le solde d'ouverture, le cas échéant, dans les espaces prévus dans les champs de saisie résultants. Si vous le souhaitez, cliquez sur l'onglet "Pré-remplissage du compte" et entrez les conditions de paiement et les comptes par défaut. Sélectionnez "Suivant" pour enregistrer le fournisseur et entrez-en un autre ou sélectionnez "Enregistrer" pour enregistrer le fournisseur et fermer.
Types de fournisseurs
La définition des types de fournisseurs vous permet d’attribuer des catégories qui répondent aux besoins de votre entreprise. Les types peuvent être spécifiques à une industrie ou basés sur une localisation géographique. Ils peuvent également être des sous-ensembles d'autres types de fournisseurs, tels que les concepteurs - intérieurs et paysagers. L'utilisation de types de fournisseurs peut faire gagner du temps et permettre une organisation plus efficace. Vous pouvez générer des rapports et créer des mailings pour les fournisseurs en fonction de leur type, en réduisant les ressources et les fournitures. Les types de fournisseur sont affectés à l'aide de la fonction Nouveau fournisseur ou Modifier le fournisseur. Pour afficher votre liste de types de fournisseurs, cliquez sur le menu "Listes", suivi de l'option "Listes de profils clients et fournisseurs" et de l'option "Liste des types de fournisseurs". Utilisez les options au bas de la liste pour "Ajouter", "Modifier" ou "Supprimer" les fournisseurs.
Les fournisseurs qui sont des clients
Lorsqu'une personne ou une société est initialement saisie dans QuickBooks en tant que client, puis ultérieurement en tant que fournisseur, ou inversement, il est nécessaire de l'inclure dans les listes de fournisseurs et de clients. Cela permettra d’établir des rapports précis, de facturer et d’autres fonctions de comptabilité. Pour éviter toute confusion involontaire dans les transactions, le nom doit être différencié ou étiqueté. Cela peut être fait simplement en utilisant une initiale du deuxième prénom sur une liste ou en étiquetant le compte client avec un chiffre ou une lettre connu, tel que "c" pour la liste des clients ou "v" pour la liste des fournisseurs. Utilisez la fonction de modification pour vous assurer que le nom est correctement affiché dans la partie Facture de du champ d’informations client et dans le champ Imprimer lors de la vérification en tant que du champ d’information du fournisseur.
1099 vendeurs
Un fournisseur 1099 reçoit un formulaire 1099-MISC à la fin de l’année d’imposition et est souvent désigné sous le nom d’entrepreneur indépendant. Contrairement à un employé qui reçoit un formulaire W-2 à la fin de l’année d’imposition et pour lequel vous retenez des taxes à chaque période de paie, un fournisseur 1099 est payé régulièrement avec des chèques, mais est responsable du classement et du paiement de ses propres frais. les taxes. Pour ajouter un fournisseur 1099, cliquez sur l'icône "Centre des fournisseurs", sélectionnez l'option "Nouveau fournisseur" dans le coin supérieur gauche et entrez le nom, les informations de contact et le solde d'ouverture, le cas échéant, dans les espaces fournis dans les champs de saisie résultants. Sélectionnez l'onglet "Informations complémentaires" et entrez le numéro d'identification fiscale du fournisseur, qu'il doit avoir fourni. Ou, si le vendeur est un propriétaire unique, entrez le numéro de sécurité sociale. Cochez l'option "Fournisseur admissible pour 1099" et cliquez sur "OK" pour enregistrer.
