Pour tirer parti des règles de l’Internal Revenue Service en ce qui concerne les bourses d’études, une organisation doit demander une approbation préalable avant d’octroyer des subventions. La création de bourses d’études selon les règles de l’IRS implique la mise en place de procédures de sélection de bourses conformes, la fourniture de toutes les informations demandées et le classement des documents auprès de l’agence fiscale fédérale.
Définitions IRS
Les instructions et les réglementations figurant dans les publications officielles de l’IRS, qui fournissent des directives pour l’établissement adéquat de bourses, font souvent référence aux subventions. La définition de «subvention» donnée par l'IRS inclut les bourses. Dans les directives de l'agence aux entreprises, aux organisations et aux particuliers de demander une approbation préalable pour des subventions, cela signifie également des bourses de recherche et des stages, entre autres dépenses.
Besoin d'approbation préalable
Si une subvention est accordée à un particulier pour financer des études ou des voyages avant d'obtenir l'approbation des procédures de subvention de l'organisation par l'IRS, les montants de la subvention sont traités comme des dépenses imposables en vertu des règlements de l'IRS.
Gagner l'approbation
Les bourses doivent être attribuées aux bénéficiaires sur une base non discriminatoire, et les procédures objectives utilisées dans le processus doivent être confirmées pour obtenir l'approbation de l'IRS. L’IRS exige également que l’organisation choisisse les bénéficiaires les plus susceptibles de réussir dans l’activité financée et supervise les bénéficiaires de la bourse afin de déterminer si les obligations ont été respectées. L’IRS stipule qu’il n’existe pas de prototype pour la méthodologie choisie par une organisation pour se conformer à ces directives: Chaque organisation peut élaborer ses propres procédures d’établissement et d’attribution de fonds de bourses d’études à condition que les résultats finaux soient conformes à la réglementation fédérale.
Programmes d'entreprise
Les programmes de bourses d'études créés par les entreprises pour octroyer des récompenses à des employés ou à des membres de leur famille sont traités de manière quelque peu différente selon les règles de l'IRS. Pour mettre en place un programme de bourses de ce type, l’entreprise doit également solliciter une approbation préalable. En plus de satisfaire aux exigences de l'IRS régissant tous les programmes de subventions, l'entreprise doit se conformer à des réglementations supplémentaires. Celles-ci consistent notamment à adhérer aux principes fondant les récompenses sur l’avancement des études pour les récipiendaires et non à rémunérer d’autres employés. Un comité indépendant doit choisir les bénéficiaires et les bourses ne peuvent pas être utilisées dans le cadre des avantages sociaux des employés.
Classement des documents
Les organisations qui souhaitent obtenir une approbation préalable exonérée de taxe pour un programme de subvention peuvent soumettre le formulaire IRS 8940 - Demande de décision diverses. Une fois qu'une organisation obtient l'approbation préalable d'un système d'attribution par l'IRS, l'entité est alors libre d'appliquer les mêmes normes et procédures à des programmes de subventions supplémentaires sans demander l'approbation préalable de l'IRS.
