Les récentes règles de l'IRS concernant la déduction des paiements d'assurance-maladie pour les sociétés S ont modifié la déductibilité de la couverture des soins de santé. Les nouvelles règles permettent à une société S de payer directement les primes d’assurance maladie ou de rembourser les employés pour les paiements effectués à titre personnel. À l'aide du logiciel QuickBooks, il est possible de comptabiliser ces retenues et paiements de primes conformément aux nouvelles règles. Il s'agit d'un processus consistant à ajouter les éléments de paie à QuickBooks afin que les rapports W-2 soient corrects.
Articles dont vous aurez besoin
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QuickBooks
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Abonnement Intuit Payroll
Lisez les nouvelles règles relatives aux déductions relatives à S-Corps et à l’assurance maladie dans les instructions relatives au formulaire 1120S (voir "Conseils").
Ouvrez le fichier d’entreprise QuickBooks. Cliquez sur la société sur laquelle vous allez travailler dans le menu principal de QuickBooks. Assurez-vous que le fichier QuickBooks considère cette société comme un S-Corp. Cliquez sur le bouton "Société" dans la barre de menu supérieure. Recherchez l'onglet "Informations sur la société" et cliquez dessus. Le type de société apparaîtra dans la fenêtre contextuelle et devrait indiquer «S-Corp».
Ouvrez le menu des éléments de paie qui se trouve dans l'onglet "Listes". Cliquez sur l'onglet "Listes" pour accéder au menu "Listes", les "Eléments de paie" se situant dans la moitié inférieure du menu. Si vous n'êtes pas abonné au service Intuit Payroll, cette liste n'apparaîtra pas et vous ne pourrez pas ajouter ou modifier des éléments de paie.
Ajouter un nouvel élément de paie (assurance maladie) à la liste. En cliquant sur le bouton "Poste de paie" inférieur dans la liste des postes de paie. Choisissez "Nouvel élément" dans cette liste et l'assistant de configuration des éléments de paie apparaîtra. Si vous n'êtes pas familier avec les méthodes de comptabilité ou de paie, choisissez la méthode "Configuration E-Z".
Choisissez le type de paie. Le prochain menu à afficher sera le type de paie. A partir de là, choisissez la deuxième option ou l'option "Prestations d'assurance". Le programme se connectera automatiquement à Internet pour vérifier l’abonnement Payroll et le menu "Ajouter un nouveau" apparaîtra. Vous pouvez utiliser ce temps pour n’ajouter qu’un élément de l’assurance maladie ou l’une des autres options. L'option pour S-Corps sera sous l'option «Autre assurance» et sera étiquetée «S-Corp Medical». Cochez cette option et cliquez sur "Suivant".
Configurez le calendrier de paiement pour l'assurance médicale S-Corp. Cela inclut la saisie du nom de la compagnie d’assurance sur la ligne Bénéficiaire ou Vendeur, le numéro de compte de ce compte et la fréquence de paiement de ce compte. Cela établira l'assurance médicale S-Corp en tant que contribution de l'entreprise. Suivez cette procédure si l’entreprise doit effectuer les paiements directement à la compagnie d’assurance. Pour les cas où l'employé paiera pour l'assurance et sera remboursé par l'entreprise, complétez la configuration comme indiqué précédemment en ajoutant un élément de paie de remboursement pour ce paiement qui compense la contribution de l'entreprise. Suivez l’assistant de configuration des éléments de paie pour le faire.
Conseils
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Il peut également être utile de lire les instructions de la publication 535, en particulier le chapitre 16, Primes déductibles. Dans une S-Corp, les "propriétaires" ne sont pas des "propriétaires" car ils sont des "actionnaires". Si une personne possède plus de 2% du S-Corp, les primes d’assurance maladie peuvent être considérées comme des dépenses déductibles pour le S-Corp depuis 2008, année de modification de la loi sur l’IRS. "l'actionnaire" pour les primes qu'ils ont payées. Rappelez-vous que ces montants doivent être inclus dans le W-2 en tant que salaire pour "l'actionnaire". Il peut s’avérer fastidieux de saisir ce processus dans QuickBooks, mais les règles stipulent clairement que ces paiements doivent être effectués au cours de l’année d’imposition au cours de laquelle ils sont déduits.
