Déplacer un bureau entier nécessite beaucoup de personnes, des délais serrés et des exigences très spécifiques. L'utilisation d'outils de gestion de projet, tels que la charte de projet, peut équilibrer les attentes des parties prenantes de votre projet et les capacités de votre équipe de projet: en définissant votre portée rapidement, vous pouvez maintenir l'intégrité de votre projet et définir des objectifs raisonnables et réalisables. Bien que la plupart des modèles de charte soient conçus pour des projets de construction ou de logiciels, quelques ajustements sont nécessaires pour les adapter à votre réinstallation.
Expliquez votre analyse de rentabilisation. Inclure les raisons du déménagement, par exemple: contraintes réglementaires, financières ou d'expansion. Nommez le parrain et le responsable du projet. De plus, présentez le document et sa structure.
Définir la portée du projet. C’est la partie la plus importante de votre charte: soyez très précis. Indiquez si votre équipe est chargée d’attribuer de nouveaux espaces de bureau aux personnes, de reconnecter le réseau de communication, d’établir des plans de gestion des installations ou simplement de déplacer du mobilier.
Énumérer les intervenants, les membres de l'équipe et les responsabilités. Les parties prenantes s’intéressent à la réussite ou non du projet, mais peuvent ou non exécuter les tâches du projet. Incluez des membres internes et externes de l'équipe, tels que toute entreprise de déménagement ou le personnel des services publics, qui seront nécessaires pour finaliser le déménagement. Déterminez quelles équipes sont responsables de chaque composant répertorié dans la section de la portée.
Créez un calendrier de haut niveau pour les livrables de votre projet. Le calendrier de votre projet définira des dates spécifiques, mais utilisez cet espace pour donner aux parties prenantes une idée générale de ce à quoi elles doivent s’attendre. Ils vont signer vos estimations, soyez donc aussi réaliste que possible.
Résumer les risques et les dépendances du projet. Un projet de grande envergure comportera un document de gestion des risques distinct. Toutefois, vous devez mettre en évidence les facteurs connus susceptibles de retarder ou de faire échouer le déménagement. Ces problèmes peuvent inclure des inspections défaillantes, des dommages aux biens en cours de route ou des techniciens réseau en retard, par exemple.
Faites signer votre projet. Votre charte devrait se terminer par une liste de tous les documents supplémentaires qui seront créés dans le cadre de la planification de votre projet. Laissez un espace à tous les acteurs définis à l'étape 3 pour approuver officiellement votre projet.
Conseils
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Réutilisez la section "tests" traditionnelle dans un plan de projet logiciel pour effectuer un test d'assurance qualité sur le nouvel espace, par exemple: le système de sécurité fonctionne-t-il, toutes les extensions de téléphone routant correctement, entre autres facteurs. Gardez à l'esprit les membres externes de l'équipe lors de la création de dépendances de projet. Par exemple, les bureaux ne peuvent pas être déplacés tant que le nouveau tapis n'a pas été installé.
