Les réunions peuvent échouer sans une planification appropriée, même avec un objectif clair et des participants appropriés. Utiliser un ordre du jour pour planifier une réunion peut aider la réunion à se dérouler sans heurt et à traiter efficacement des problèmes ou sujets clés. En planifiant à l'avance, les participants à la réunion sont informés de ce à quoi ils doivent s'attendre, du temps nécessaire pour se préparer et fournissent un ordre dans lequel les choses seront discutées. Une autre raison pour laquelle les agendas sont populaires est qu’ils font gagner du temps à tout le monde.
Qu'est-ce qu'un agenda?
En termes simples, un agenda est une liste ou un plan. Cette liste comprend des sujets et des problèmes ou des questions qui seront discutées lors d'une réunion. Il existe une variété de formats d’agenda; l'objectif et le type de réunion détermineront le format de l'ordre du jour à utiliser. Les types d’agenda généralement utilisés sont informels, formels, hiérarchisés et programmés. Vous familiariser avec chaque format d’agenda vous permettra de choisir efficacement le type qui convient le mieux à vos besoins.
Informel et formel
Un ordre du jour informel fait essentiellement référence à une liste informelle de points qui seront discutés lors d’une réunion et qui sont souvent rassemblés à la dernière minute. Un agenda formel suit plus d'un format. Ce format inclut le type de réunion, répertorie le facilitateur de la réunion et répertorie tous les participants. L'ordre du jour suit ensuite un ordre spécifique: rappel à l'ordre, appel nominal, procès-verbal de la dernière réunion, questions en suspens, nouvelles affaires et ajournement.
Priorisé et chronométré
Les ordres du jour hiérarchisés suivent un système de priorités. Les articles reçoivent un ordre en fonction de l'importance perçue pour le groupe. Les sujets sont ensuite discutés dans cet ordre. Les ordres du jour planifiés se réfèrent à l’utilisation d’une ligne de temps définie pour la réunion - généralement, un chronométreur est assigné pour vous aider à rester sur la tâche. Dans ce format, l'ordre du jour serait établi par intervalles. Par exemple, de 9 h 30 à 9 h 35: socialisation / échauffement, de 9 h 35 à 9 h 40: objectif et objectif souhaité de la révision, de 9 h 40 à 9 h 50: compte rendu de la dernière réunion.
Ligne de fond
N'hésitez pas à demander l'avis d'autres participants lors de la construction d'un agenda. Les participants peuvent fournir des informations précieuses sur les sujets ou les questions à débattre. Avoir les participants appropriés est la clé d'une réunion bien planifiée et réussie. Tous les ordres du jour doivent contenir le but de la session; avoir des résultats clairs souhaités; classer les sujets de l'ordre du jour en tant que partage ou traitement de l'information; et se terminer par un résumé du sujet et une discussion sur les prochaines étapes.
